BERBAGAI RINTANGAN DAN PETUNJUK PERENCANAAN

Rintangan-rintangan Perencanaan

Walaupun telah dibuat rencana, akan tetapi belum tentu suatu rencana itu dapat dilaksanakan sesuai dengan isi dan tujuan rencana.

The Liang Gie (opcit) mengemukakan bahwa rintangan-rintangan yang menggagalkan rencana umumnya adalah:

a.   Rencana itu tidak memenuhi ciri-ciri yang diisyaratkan bagi suatu rencqna yang baik, (perencananya tidak cakap).

b.      Ketidaktentuan masa depan (terjadinya perubahan besar dalam situa{i), dengan tanpa kemungkinan0untuk mengatasinya.

c.       Pelaksena rencana itu tidak cakap, ourang wewenang atau merosot semangatnya.

d.      Kurang bimbingan dan control dalam pelaksanaannya, suhingga penyim-pangan-penyimpangan yang kecil tidak segera diperbaiki.

Ranupandoko(1990) mengemukakan kendala yang sering dijumpai dalam menyusun rencana, yaitu:

a.       Sulit"menentukan asumsi yang akurat

b.      Masalah yang dihadapm berubah terusMPengaruh psikologis pada perencana

d.      Kurang luwes dalam menghadapi perubahan

e.       Tidak terkuasainya faktor lingkungan

Handayaningrat (1985)!mengemukakan rantangan-rmntangan dari perencanaan yang efektif, yaitu:

a.       Jangka waktu yang dipergunakan

b.      Kejadian/kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

c.       Kemampuan mental

d.      Kekurangan informasi

e.       Kesukaran-kesukaran/rintangan-rintangan ad}inistrasi

f.       Halangan kejiwaan

g.      Pertimbangan unsur kemanusiaan.

Jangka waktu yang digunakan. Waktu yang dipergunakan untuk perencanaan oleh manajer akan menentukan besarnya ketelitian dari perencanaan itu  sendiri. Banyak waktu yang disediakan dalam perencanaan, menentukan banyaknya hal-hal yang akan diketahui di luar kemampuannya, atau dengan kata lain banyaknya waktu yang disediakan berarti akan diketahui banyaknya keadaan/situasi yang akan datang (forecasting), yang berarti pula akan lebih mampu melihat kejadian-kejadian yang akan datang. Keadaan sekarang merupakan bagian yang menentukan untuk perencanaan waktu yang akan datang, karena kondisi sekarang ini dapat memberikan suatu gambaran untuk keperluan yang akan datang, sekalipun tidak selalu tepat.

Kejadian-kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya. Adalah tidak mungkin untuk mengetahui terlebih dahulu dengan pasti terhadap hal-hal yang akan datang untuk menyusun suatu rencana yang tepat yang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, maka perencanaan didasarkan atas kemampuan dalam keadaan sekarang ini dengan mengusa-hakan atau dengan memperhitungkan apa yang dapat tercapai dalam waktu yang akan datang. Sebab manajer/perencana dalam kemampuannya untuk melihat ke depan berdasarkan atas perhitungan yang bersifat kualitatif bagi suksesnya suatu perencanaan.

Kemampuan mental. Perencanaan mendasarkan diri atas kegiatan intelektual (proses pemikiran), yaitu suatu proses kemampuan mengerjakan deretan ide-ide yang abstrak (angan-angan) untuk melihat perubahan-perubahan dari beberapa kemungkinan pengaruh yang dihadapi dalam waktu yang akan datang. Salah satu bentuk dari kemampuan mental yang utama dalam perencanaan ialah kemampuan dalam membuat konsep yang merupakan gambaran dari kemampuan dan kecakapannya, tanpa melihat kepada efek yang mungkin terjadi. Demikian pula kemampuan daya ciptanya juga terbatas karena mungkin dipengaruhi oleh keadaan dirinya sendiri (emosi, egoistis, tekanan-tekanan, keterangan-keterangan, kesulitan-kesulitan, dan sebagainya).

Kekurangan informasi. Perencanaan memerlukan informasi yang cukup. Kalau perencanaan tidak cukup informasi, perencanaan itu sukar untuk dapat dipertanggungjawabkan. Informasi yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif merupakan bagian dari priode waktu dalam perencanaan. Priode waktu yang tersedia untuk memperoleh informasi yang cukup sangat terbatas. Pengalaman menunjukkan tentang bagaimana sukarnya memper-oleh informasi yang cukup untuk suatu perencanaan yang baik dan masuk akal (rasional). Perencanaan akan kurang baik, bilamana perencanaan itu disusun dengan suatu informasi yang salah. Oleh karena itu perlu diadakan studi dan penelitian (investigation), baik data yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif yang berguna bagi perencanaan yang baik.

Berbagai kesukaran/rintangan administrasi. Perencanaan biasa-nya dilakukan oleh staf perencana. Belum tentu sesuatu hasil perencanaan disetujui oleh pemimpin. Mungkin secara prinsipil dapat disetujui, tetapi tidak mau melaksanakannya, karena beberapa pemimpin berpendapat bahwa perencanaan itu tidak bermanfaat. Sebab perencanaan itu, hanya suatu gambaran yang tampaknya tidak menghasilkan apa-apa. Kecuali itu, waktunya dianggap tidak efisien, karena hanya membuat seolah-olah para pegawainya itu sibuk, pada hal tidak menghasilkan apa-apa yang nyata. Oleh karena itu, lebih baik melihat kepada hal-hal yang telah ada dengan mempertinggi pengetahuan/kecakapannya. Dengan demikian dapat lebih banyak mengusahakan perbaikan-perbaikan. Di samping itu bahwa perenca-naan memerlukan uang dan waktu, karena biaya perencanaan itu tidak hanya diperuntukkan bagi orang yang melaksanakan, tetapi juga biaya untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Jelasnya bahwa perencanaan itu memerlukan pembiayaan, tanpa pembiayaan perencanaan itu tidak mungkin sempurna.

Halangan kejiwaan. Halangan psikologi yang utama, ialah bila manajer (seperti orang pada umumnya) hanya melihat terhadap keadaan yang sekarang dan tidak melihat keadaan yang akan datang. Biasanya manajer itu sangat menentang terhadap usaha perubahan, seperti pengalaman yang lampau, yaitu mempertahankan tradisi yang lama. Pada hal perencanaan adalah suatu usaha perubahan di mana manajer harus memutuskan. Dalam bidang niaga, perencanaan dengan anggaran yang cukup besar untuk pembelian barang-barang/peralatan biasanya ditentang oleh manajer karena dianggap suatu pemborosan. Demikian pula pengu-rusan dan pengawasan anggaran dengan suatu prosedur yang telah ditentukan, dianggap suatu pemborosan waktu. Adapun mengenai usaha untuk menghindarkan berbagai rintangan, ialah menjadi kewajiban bagi para perencana untuk berusaha meyakinkan manajer dan juga pendidikan dari manajer itu sendiri, agar tidak adanya tekanan terhadap rencana yang diajukan, di samping itu rencana harus supel (fleksibel)

Pertimbangan-pertimbangan unsur kemanusiaan. Suatu bahaya dari kegiatan perencanaan adalah kemungkinan kurangnya pertimbangan atas unsur kemanusiaan di dalam organisasi. Sebab karena itu tidak hanya menyangkut sesuatu yang bersifat fisik atau material saja, tetapi juga menyangkut segi kemanusiaan. Kadang-kadang rencana itu mempunyai sesuatu efek (akibat) adanya hubungan pegawai dan manajer itu sendiri, misalnya: pengurangan pegawai karena bertujuan memperoleh efisiensi kerja. Bahaya ini dapat dikurangi dengan cara mengatakan suatu koreksi dan komunikasi bila perencanaan itu diterapkan, agar dapat dicarikan pemecahannya terlebih dahulu. Dengan mengadakan suatu komunikasi dan koreksi, akan membantu kepada siapa akan terkena, yang kemudian akan saling menyadari atas usaha-usaha perubahan itu, Mereka akan menyadari pula bahwa tujuan untuk mengembangkan rencana itu adalah demi kemajuan organisasinya.

2.      Berbagai Petunjuk dalam Perencanaan

Seorang manajer tidak cukup kalau hanya bisa membuat rencana yang baik untuk dilaksanakan oleh orang lain. Manajer harus dapat pula menyusun rencana pekerjaannya sendiri dengan sebaik-baiknya tanpa menghamburkan waktu.

The Liang Gie (opcit) mengemukakan beberapa petunjuk dalam membuat perencanaan adalah sebagai berikut:

Berilah jatah waktu untuk setiap pekerjaan sehingga tiada tugas yang terbengkalai atau dilalaikan

Bedakanlah pekerjaan menurut:

a.       penting atau urgensinya  (segera harus diselesaikan  karena sangat penting, dapat ditangguhkan beberapa waktu atau pekerjaan jangka panjang)

b.      Sukar dan banyaknya waktu yang dibutuhkan (mudah, agak sukar dan sulit dikerjakan)

c.       Siapa yang lebih tepat mengerjakannya (diri sendiri, dengan bantuan orang lain atau diserahkan seluruhnya kepada bawahan).

d.      Lakukanlah pekerjaan yang tersulit pada waktu jasmani dan rohani sedang segar-segarnya

e.       Sisihkan sedikit waktu menjelang tutup kantor untuk merencanakan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan keesokan harinya. Susunlah pekerjaan-pekerjaan itu menurut urut-urutan pentingnya dengan mem-perhatikan pula sifat sukar/mudahnya. Setelah tiba di kantor mulailah seketika bekerja menurut rencana yang telah tersusun sejak kemarin

f.        Bicaralah seperlunya saja dalam wawancara, perundingan atau telpon

g.      Mulailah sesuatu acara tepat pada waktunya (rapat, perkunjungan atau pertemuan lainnya).

h.      Catatlah segala sesuatu yang harus diselesaikan.

i.        Tetapkanlah jam bicara tertentu untuk para tamu

j.        Kumpulkan tugas ke luar kantor untuk diselesaikan sekali jalan.

k.      Pergunakanlah pelbagai taktik penghematan waktu seperti investasi, pencicilan, peminjaman dan pengurangan

l.        Lakukan pembicaraan-pembicaraan dengan berdiri untuk mencegah penghamburan waktu

m.    Hargailah waktu karena ini dapat dipergunakan untuk menambah pengetahuan, mencari penghasilan lain, berpikir kreatif atau memba-hagiakan keluarga.

3.      Perencanaan yang efektif

Perencanaan yang efektif adalah perencanaan yang dapat menghasilkan seperangkat rencana yang dapat dipraktekkan atau dilaksanakan sehingga tujuan yang diinginkan akan tercapai (rencana efektif).

Rencana yang efektif dapat dinilai dari segi:

a.       Kegunaannya, rencana akan efektif apabila rencana itu berguna untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

b.      Ketepatan waktu, rencana akan efektif kalau rencana tersebut mampu menjamin ketepatan waktu pelaksanaannya

c.       Biaya, rencana efektif adalah rencana yang disusun dan pelaksanaannya tidak memerlukan biaya yang tingi yang melebihi hasil yang akan dicapai dengan rencana tersebut.

d.      Stabilitas, rencana yang mengandung tingkat stabilitas yang tinggi. Artinya rencana tersebut tidak dirubah-rubah sampai jangka waktu tertentu

e.       Obyektif, rencana yang efektif adalah rencana yang obyektif, artinya rencana tersebut mengandung unsur-unsur obyektivitas yang tinggi dan tidak didasari oleh unsur subyektivitas yang tinggi

f.       Lengkap, terpadu dan konsisten. Rencana yang efektif adalah rencana yang lengkap dalam hal isi, terpadu dalam koordinasi dan konsisten dalam penerapannya

Tanggung jawab pelaksanaan dan implementasinya.. Rencana yang efektif adalah rencana yang pelaksanaan dan implementasinya dapat dipertanggungjawabkan.