PENGERTIAN PERENCANAAN

1.   Perencanaan dan Proses Manajemen

Untuk mengulangi penjelasan perencanaan sebagai suatu fungsi dasar dari proses manajemen. Dapat beralasan yaitu perencanaan merupakan dasar (basic) dari fungsi-fungsi dasar manajemen lainnya, seperti: peng-organisasian, penggerakan, dan pengawasan. Karena tanpa kegiatan yang ditentukan oleh perencanaan, tak ada gunanya pengorganisasian, peng-gerakan, dan pengawasan. Sudut pandangan ini menekankan pentingnya perencanaan di dalam proses manajemen, diasumsikan bahwa perencanaan mendahului ketiga fungsi manajemen lainnya dalam prakteknya, benar atau tidak bukan merupakan soal.

Umumnya seorang manajer harus mempertimbangkan semua fungsi manajemen secara serentak. Perencanaan memeberikan semua pola peker-jaan yang harus dikerjakan dan dalam hal ini, memberikan dasar di mana fungsi manajemen lainnya bekerja.

Usaha pengorganisasian, misalnya harus sesuai dengan perencanaan yang dibuat, begitupun dengan penggerakan dan pengawasan harus sesuai dengan apa yang harus dilakukan untuk mencapai pekerjaan tertentu.

Tak ada manajer yang dapat mengorganisasikan, menggerakkan, dan mengawasi dengan sukses selama suatu periode waktu tanpa mempunyai perencanaan. Dengan perencanaan merupakan pedoman bertindak agar usaha mencapai tujuan tidak gagal total, dikarenakan oleh adanya ketidak pastian situasi pada saat kegiatan pencapaian tujuan dilaksanakan.

Jadi, seorang manajer dalam melakukan aktivitasya terlebih dahulu menyusun rencana sebagai pedoman dalam melakukan fungsi-fungsi lainnya guna menghadapi unsur ketidak pastian itu.

2.      Pengertian dan Manfaat Perencanaan

Mengenai perencanaan sudah banyak yang memberi batasan atau definisi yang berbeda satu sama lain formulasinya. Walaupun formulasi yang berbeda, namun mempunyai inti yang sama. Secara umum dapat dikatakan perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan sebelum melakukan tindakan penyelenggaraannya, meliputi serangkaian keputusan termasuk penentuan tujuan, kebijaksanaan, membuat program, menentukan metode dan prosedur serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan. Orang yang melakukan kegiatan perencanaan disebut perencana (planner). Dan pernyataan suatu keinginan yang hendak dicapai disebut rencana (plan).

Dalam rumusan pengertian tersebut dapat dimengerti bahwa peren-canaan merupakan taraf permulaan dari setiap proses penyelenggaraan. Tanpa perencanaan dalam sesuatu usaha tidak akan terdapat pedoman yang menunjukkan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh berhasilnya usaha itu.

Perencaan mengandung perbuatan melihat ke depan, memikirkan jauh sebelumnya dan menggambarkan lebih dahulu sebagai dasar untuk proses penyelenggaraan mencapai tujuan yang dikejar.

Perencanaan adalah suatu putusan yang menyeluruh, dan lazimnya merupakan gambaran yang memuat berbagai ketegasan mengenai:

a.       What, apa yang akan dikerjakan (materinya).

b.      Why, mengapa justru itu yang dikerjakan (dasar pertimbangannya).

c.       Who, siapa yang akan mengerjakannya(pelaksananya)

d.      Where, dimana akan dikerjakan (tempat/lokasinya)

e.       When, kapan akan dikerjakan (waktunya)

f.       How, bagaimana mengerjakannya (tata kerja serta peralatannya)

Kalau keenam pertanyaan ini sudah terjawab barulah rencana itu dapat dibuat dengan baik. Jadi karakteristik rencanaan yang baik sebenarnya mencakup persoalan 5 w + 1 H yang biasa disebut dengan dalil R. Kipling. Dengan demikian, perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan sebe-lum melakukan tindakan penyelenggaraannya, meliputi: pemikiran/ramalan yang rasional dan berdesarkan fqkta dan/ataõ perkiraan yang mendekat sebagai persiapan untuk tindakan kemudian. Hasil dari perencanaan ialah rencana (plan).

Karena perencanaan merupakan kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan tindakan, maka perencanaan dapat dianggap sebagai suatu proses, dianggap sebagai suatu putusan, dan dapat!dianggap sebagai suatu fungsi.

Perencanaan sebagai suatu proses, karena qerencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternatif dqlam usaha pencapaian tujuan yang sifatnya berkesinambungan, dan tidak ada rencana yang bersifat final, tetapi selalu merupakan bahan untuk diadakan perbaikan. Oleh karena itu, rencana bukan merupakan hasil akhir dari proses perencanaan, akan tetapi perencanaan adalah suatu catatan yang kompleks dari sejumlah putusan yang saling berkaitan antara perencanaan awal dengan perencanaan berikutnya.

Adapun perencanaan sebagai putusan adalah untuk kejelasan apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa pelakunya. Jawaban atas pertanyaan tersebut adalah putusan/keputusan

Sedangkan perencanaan sebagai fungsi manajemen, di mana pemim-pin/manajer wajib melakukan perencanaan sebagai pedoman atau lan-dasan/pola dalam melakukan tindakan yang merupakan hal penting dengan mempunyai nilai dan manfaat yang sangat membantu dalam pelaksanaan segala usaha.

Wilson dalam Saragih (1982) mengemukakan manfaat dari peren-canaan ini sebagai berikut:

a.       Perencanaan itu penting karena didalamnya digariskan secara jelas dan tepat tujuan-tujuan baik yang berjangka panjang maupun yang berjangka pendek dan digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan itu.

b.      Perencanaan itu merupakan petunjuk jalan (guide) bagi seluruh anggota organisasi yang ikut serta dalam pelaksanaan perencanaan itu. Dengan adanya perencanaan dapat selalu dipegang oleh segenap anggota sehing-ga arah usaha yang bersangkutan menjadi jelas, selain itu memudahkan terlaksananya koordinasi hubungan kerja sama antara berbagai bagian atau anggota dalam organisasi.

c.       Perencanaan bukan suatu karya yang sekaligus saja selesai tetapi suatu proses yang terus menerus, maka setiap perencanaan harapannya selalu dapat memberikan perhatian yang terus menerus untuk menunjukkan dan mempertinggi praktek  dan cara bekerja para anggota organisasinya.

d.      Perencanaan itu merupakan alat pengendalian (= means of control)  untuk mengendalikan/mengawasi pelaksanaannya.

e.       Perencanaan yang baik menjamin penggunaan berbagai sumber yang tersedia (manusia, keuangan, alat dan lain-lain) secara teratur, efektif dan ekonomis serta dapat menghindarkan pemborosan yang tidak perlu.

Keuntungan dari perencanaan tidak bersifat limitatif tergantung dari orang yang dapat memahami arti dari perencanaan itu. Perencanaan berguna baik bagi manajer maupun bagi yang dimanajer (internal), bahkan berguna pula bagi orang di luar organisasi yang bersangkutan (eksternal), sebab dengan melihat perencanaan dapat mengetahui hakikat organisasi yang bersangkutan.

   Di samping manfaat/keuntungan perencanaan sudah barang tentu ada kekurangan atau kerugiannya. Sukarna (1992) mengemukakan, yaitu:

a.       Informasi atau fakta yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada msa yang akan dating

b.      Biaya yang diperlukan untuk menyusun suatu perencanaan yang lengkap sangat besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai

c.       Secra psyhologis orang-orang itu lebih suka memperhatikan masa sekarang ketimbang masa yang akan datang, mengingat perencanaan bertalian dengan masa yang akan datang

d.      Perencanaan menyumbat inisiatif para pegawai, krena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah digariskan dalam perencanaan

e.       Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat. Pada hal setiap keadaan darurat memerlukan pengambilan putusan yang segera.

3.      Unsur-unsur Perencanaan

Agar kita dapat memperoleh suatu jaminan yang sebesar-besarnya bahwa tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai sebaik-baiknya, kiranya suatu perencanaan memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

a.       Unsur tujuan (objectives – goals), yaitu perumusan yang lebih jelas dan lebih terperinci tentang apa yang ingin dicapai oleh sesuatu usaha kerja sama. Tujuan ini, sebagai arah sasaran dari suatu organisasi di mana semua kegiatan usaha tersebut ditujukan. Unsur-unsur tujuan ini terdiri dari: 1) tujuan akhir (objectives) yaitu rencana menyeluruh dari berbagai objektif atau haluan, destinasi; dan 2) tujuan antara (goals) yaitu rencana yang lebih spesifik, terperinci dan terarah pada tujuan tertentu yang ingin dicapai, atau disebut juga dengan sasaran.

b.   Unsur kebijaksanaan (policy), adalah suatu metode atau cara/jalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. untuk dicapai.sikap, pendirian, pandangan. Kebijaksanaan ini ditentukan oleh top manajer berdasarkan suatu cita tertentu atau berdasarkan kebutuhan praktis, biasanya penetapan ini hanya garis-garis besarnya saja. Bentuknya dapat tertulis dan dapat juga tidak tertulis. Namun sebaiknya kebijaksanaan itu tertulis, agar apabila dikemudian hari timbul masalah kebijaksanaan, maka akan mudah dilacak dengan jelas.

c.       Unsur tata cara pengelolaan (prosedure). Unsur ini termasuk pemba-gian tugas serta hubungannya (vertikal dan horizontal) antara setiap anggota kelompok secara terperinci. Seperti halnya dengan kebijak-sanaan, ada yang diatur secara tertulis ada yang tidak. Karena prosedur ini perlu diketahui setiap orang yang berhubungan dengan masalah tersebut, maka sebaiknya pula secara tertulis. Prosedur adalah pola kerja yang tetap sesuai urut-urutan yang bersifat kronologis dari tindakan yang harus dilakukan secara berentetan , termasuk route.

d.      Unsur kemajuan (progress), yaitu untuk mengukur suatu kemajuan diperlukan standar. Dalam perencanaan sangat dibutuhkan standar. Standar ini digunakan untuk ukuran kemajuan sesuatu usaha sebagai-mana yang direncanakan. Dalam menentukan standar ada tiga masalah yang dalam istilah Inggris rumusannya secara singkat dengan kata: how many (berapa banyak) untuk menentukan kuantitasnya, how well (berapa baik) untuk menentukan kualitasnya, how long (berapa lama) untuk menentukan lamanya.

e.       Unsur program (programme). ialah menyusun berbagai-bagai rencana secara menyeluruh dan merupakan kesatuan di mana satu dengan lainnya saling berhubungan, dan secara urut-urutan (sequence). Misalnya program peningkatan pangan yang terdiri dari berbagai rencana proyek peningkatan produksi padi, peningkatan produksi kedele, jagung, kacang hijau, ubi, dan lain-lain. Di dalam unsur program dari perencanaan ini juga tercakup: serangkaian fakta (facts), perkiraan hari kemudian (forekast), dan serangkaian kegiatan tertentu (tindakan – action)

Selain yang disebutkan terdahulu, sebagian pakar yang mengartikan unsur sebagai jenis atau pola perencanaan sehingga klasifikasinya akan lebih banyak lagi, seperti: Terry dengan klasifikasi objective, policy, procedure, method, programs, dan budget. Koontz dan O’Donnel dengan klasifikasi objective, policies, procedures, rules, programs, budget, dan strategic. The Liang Gie dengan klasifikasi sasaran, haluan, kebijaksanaan, program kerja, prosedur, peraturan, anggaran keuangan, formasi, dan strategi

4.      Prinsip-prinsip Perencanaan(Principles of Planning)

Koontz dan O’Donnel dalam Sukarna (ibid) dan Hasibuan (1990) menyebutkan prinsip-prinsip/asas perencanaan sebagai berikut:

a.       Prinsip membantu tercapainya tujuan (Princples of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya  harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

b.      Prinsip efisiensi dari perencanaan (Principles of effeciency of plans). Suatu perencanaan adalah efisien apabila perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.

c.       Prinsip pengutamaan perencanaan (Principles of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama dari manager, fungsi lainnya ialah pengorganisasian, pengstafan, pemberian perintah dan pengawasan

d.      Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi-fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan pertanggungjawab atas berhasilnya rencana itu. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan.

e.       Prinsip patokan perencanaan (Principle of planning premise). Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, karena premise-premise planning dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

f.       Prinsip kebijaksanaan pola kerja (Principle of policy frame work). Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja. Dalam pola kerja itulah prosedur-prosedur kerja dan program tersusun.

g.      Prinsip waktu (principle of timing). Perencanaan yang efektif dan efisien memerlukan waktu yang cukup dalam penyusunannya baik horizontal maupun vertikal

h.      Prinsip tata hubungan perencanaan (Principle of planning commu-nication). Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasi dengan baik, bilamana setiap orang bertanggungjawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang cukup memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakan.

i.        Prinsip alternatif (Principle of alternatives). Alternatif itu ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

j.        Prinsip pembatasan faktor (Principle of limiting factor) Dalam pemilihan di antara alternatif-alternatif, maka pertama-tama harus ditujukan kepada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Prinsip alternatif dan prinsip pembatasan faktor merupakan syarat mutlak dalam pembuatan putusan (Decision making). Kunci terhadap decision making ialah memecahkan masalah-masalah yang timbul di mana dihadapkan dengan alternatif-alternatif.

k.      Prinsip keterikatan (The commitment principle). Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

l.        Prinsip flexibilitas (The principle of flexibility). Perencanaan yang efektif memerlukan flexibilitas, tetapi tidak berarti merubah tujuan

m.    Prinsip ketetapan arah (The principle of navigational change). Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

n.      Prinsip Perencanaan strategi (Principle of strategic planning). Dalam suatu kondisi di mana terdapat persaingan yaitu di mana pihak lain berusaha untuk mencapai tujuan yang sama, maka manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksa-naan perencanaan tetap efektif.

Berdasarkan uraian prinsip tersebut di atas, Sukarna (opcit) menyim-pulkan sebagai berikut:

a.       Perencanaan merupakan fungsi utama dari pada manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung kepada baik-buruknya suatu perencanaan

b.      Perencanaan harus diarahkan terhadap tercapainya tujuan. Oleh karena itu apabila tujuan tidak tercapai mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan.

c.       Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif

d.      Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksi kejadian-kejadian pada masa yang akan datang.

e.       Perencanaan harus memikirkan dengan matang tentang budget, program, policy, procedure, methode dan standar, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.