PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN

Prinsip adalah asas, dasar atau kaidah, yaitu pernyataan kebenaran fundamental  yang menjadi pokok dasar berpikir atau melakukan kegiatan. Jadi prinsip-prinsip manajemen adalah asas/dasar ataupun kaidah yang merupakan pernyataan atau kebenaran fundamental yang dijadikan sebagai pedoman dalam menjalankan tugas memimpin suatu usaha kerjasama, untuk mencapai suatu keseimbangan yang setinggi-tingginya dalam proses pencapaian tujuan.

Fayol (1925), merumuskan ada 14 prinsip dalam manajemen, yaitu:

1.      Devision of work atau pembagian kerja, untuk mencapai dalam menggunakan tenaga manusia dan faktor-faktor produksi lainnya. Prinsip ini sangat penting mengingat adanya keterbatasan kemampuan manusia dalam mengerjakan semua pekerjaan. Manusia antara satu dengan yang lainnya punya keterbatasan mengenai kebutuhan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian, sehingga dalam keterba-tasannya dapat dilaksanaka oleh pihak yang berkemampuan untuk itu.

2.      Authority and responsibility atau asas kekuasaan (kewenangan) dan pertanggungan jawab. Kedua prinsip ini merupakan kunci dalam menjalankan roda usaha kerja sama. Sebab tanpa kewenangan dan pertanggungan jawab para manajer tidak dapat mengadakan  hubungan ke bawah maupun ke atas (two way communication). Harus ada  kekuasaan untuk memberi perintah (the right to art) dan kekuasaan untuk membuat dirinya ditaati. Pertanggungan jawab timbul oleh adanya kekuasaan tadi. Keduanya harus seimbang (party) tidak ada kekuasaan tanpa tanggung jawab dan sebaliknya. Misalnya: kekuasaan/weweng sebesar X, maka tanggung jawab pun hrus sebesar X pula. Wewenang menimbulkan “hak” sedangkan tanggung jawab menibulkan “kewajiban”. Hak dan kewajiban menyebabkan terjdinya interaksi dan komunikasi antara atasan dan bawahan.

3.      Discipline (disiplin), yang meliputi: ketaatan, kesungguhan hati, kerajinan,  kesiapan, persetujuan, kebiasaan, tata krama antara badan usaha tersebut dengan warganya.

4.      Unity of command (kesatuan perintah/komando) adalah prinsip yang mengharuskan bahwa perintah yang diterima oleh seseorang pegawai tidak boleh diberikan oleh lebih dari seorang petugas di atasnya

5.      Unity of direction (kesatuan arah gerak) adalah prinsip yang mengatakan bahwa tiap-tiap golongan pekerjaan yang mepunyai tujuan yang sama harus mempunyai satu rencana dan dikepalai oleh seorang manajer saja. Seperti dibedakan dari prinsip “unity of command”, Fayol berpendapat bahwa unity of direction dihubungkan dengan struktur atau “badan perusahaan”. Sedangkan unity of command dihubungkan dengan jalannya fungsi personalia (to the functioning of personnel.

6.      Subordination of individual interest to generala interest (subordinasi kepentingan perseorangan terhadap kepentingan umum) maksudnya di dalam golongan manapun kepentingan kelompok harus mampu mengatasi kepentingan perorangan. Bila subordinasi ini terganggu maka manajemen berfungsi untuk mendamaikannya/mengembalikannya (it is function of management to reconcile them)

7.      Remuneration of personnel (pemberian upah/gaji para pegawai) Prinsip ini menurut Fayol yaitu pembayaran upah dan cara-cara pembayarannya supaya adil dan memberikan kepuasan yang maksimum bagi pegawai dan majikan (and afford the maximum satisfaction to employee and employer). Dengan sistem upah/gaji yang memuaskan akan merangsang para bawahan atau pegawai untuk bekerja lebih giat.

8.      Centralization (sentralisasi) yaitu prinsip yang mengatakan bahwa semua organisasi harus dapat berpusat, harus mempunyai pusat (centralistis atau decentralistis).Prinsip ini harus menunjukkan sampai batas mana wewenang itu dipusatkan atau dibagi dalam sesuatu perusahaan. Keadaan masing-masing akan menentukan tingkat sentralisasi yang akan memberikan hasil keseluruhan yang sebaik-baiknya.

9.      Chain of command (rangkaian perintah) adalah prinsip yang meng-haruskan bahwa perintah dari atas ke bawah selalu mengambil jarak yang paling dekat. Hirarki dari atas dengan adanya kekuasaan dibarengi dengan ketaatan dari bawah adalah untuk menjamin kemungkinan dua arah (two way communications) dan kesatuan perintah (unity of direction)

10.  Order. (Tata tertib/ketentraman)

Prinsip ini menurut Fayol dibagi atas “ketertiban material” dan “ketertiban sosial”. Kedua ketertiban tersebut sebagai suatu semboyang, bahwa harus diadakan tempat untuk tiap orang maupun barang dan supaya tiap orang maupun barang harus ada pada tempatnya.

Fayol mengatakan “aplace for everything (every one) and everything (every one) in its (his) place”

11.  Equity (keadilan)

Prinsip ini menurut Fayol dianggap sebagai sesuatu yang menimbulkan kesetiaan dan ketaatan bawahan dengan jalan mengkoordinasikan kebaikan dan keadilan para manajer dalam memimpin bawahannya, sehingga menimbulkan rasa tunduk terhadap kekuasaan dari pihak atasan.

Atmosudirdjo (1975)  menerjemahkan sebagai prinsip “kewajaran” bukan keadilan. Keadilan adalah realisasi dari sesuatu yang sudah tetap. Kewajaran memerlukan banyak “pikiran sehat”, banyak pengalaman dan banyak “kebaikan hati”. Pada umumnya para pegawai minta diperlakukan secara wajar, tidak usah secara adil (artinya selalu mendapat apa yang menjadi haknya atau kewajibannya),

12.  Stability of tenure of personel (stabilitas masa jabatan dalam kepegawaian), untuk menghindarkan labor turn over yang tidak dikehendaki. Oleh karena hal ini dapat mengakibatkan ongkos-ongko tinggi dalam produksi. Diperlukan waktu bagi seorang pegawai untuk menyesuaikan diri pada jabatannya (fungsinya) yang baru dan untuk mencapai penunaian tugas yang cukup baik.

13.  Initiative (inisiatif) adalah prinsip yang mengatakan bahwa seseorang kepala harus pandai memberi inisiatif.

(prakarsa) kepada bawahannya, yaitu kesempatan untuk memikirkan dan merencanakan sendiri sesuatu karya, mengusulkannya kepada atasan dan kemudian diberi kesempatan untuk melaksanakannya sendiri. Dengan demikian maka pegawai tersebut akan memperoleh kepuasan dan kegembiraan organisasi.

14.  Esprit de corps (kesetiaan kelompok) adalah prinsip bersatu itu teguh (union is stringhth), suatu kelanjutan dari prinsip kesatuan komando. Fayol ini menegaskan perlunya kerjasama kelompok (team work) dan pentingnya komunikasi untuk tercapainya keharmonisan.

Selain yang dikemukakan Fayol, juga Hodges mengemukakan ada 22 prinsip manajemen, yaitu:

1.      Kesatuan perintah,

2.      Rentangan pengawasan,

3.      Keseragaman

4.      Pendelegasian,

5.      Perencanaan,

6.      Penyusunan kebijakan,

7.      Kepemimpinan,

8.      Fungsi staff,

9.      Keseimbangan/keselarasan,

10.  Koordinasi

11.  Tanggung-jawab dan wewenang,

12.  Keputusan,

13.  Standardisasi

14.  Pengawasan,

15.  Keluwesan,

16.  Fakta,

17.  Hubungan anta manusia,

18.  Spesialisasi,

19.  Penyederhanaan,

20.  Produktivitas individu,

21.  Tugas dan penyelesaiannya

22.  Insentif.

Dari 22 prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Hodges tidak semuanya dijelaskan berikut ini, karena sudah dikemukakan pada Prinsip Fayol terdahulu. Yang dijelaskan adalah:

Prinsip rentangan pengawasan adalah jumlah bawahan yang dapat diatasi secara langsung oleh atasannya, secara efektif. Dalam menyusun organisasi sebaiknya untuk top manajer hanya memiliki bawahan langsung sejumlah empat sampai delapan saja. Jika lebih dari itu pengawasan menjadi tidak effektif lagi dan akan meugikan organisasi itu sendiri.

Prinsip keseragaman. Dalam menyusun bagian sub bagian organisasi (departemenisasi) dengan memperhatikan aktivitas  yang seragam dikelompokkan kedalam satu satuan kerja yang mewadahinya. Sebagai contoh segala aktivitas yang menyangkut keuangan ditampung dalam satuan kerja bidang keuangan atau departemen keuangan. Apabila ada bidang tugas yang tidak seragam ditampung dalam satu departemen, hasilnya akan kurang dan bahkan dapat mengakibatkan kekacauan dan kegagalan organisasi itu. Katakanlah kegiatan keuangan dicampur dengan kegiatan produksi dan dilaksanakan dibawah departemen keuangan, maka hal ini tidak melaksanakan prinsip keseragaman tadi dan yakinlah bahwa akan membingungkan pelaksanaannya.

Prinsip pendelegasian, Mengingat kemampuan manusia serba keterbatasan dan semakin kompleks organisasi menuntut beban kerja yang semakin banyak dan mungkin tuntutan kerjanya akan bersamaan. Demikian keadaan yang dihadapi oleh seorang manajer sehingga dengan prinsip pendelegasian, maka sebagian tugasnya perlu diserahkan kepada bawahan siapa yang dipercayakannya. Apabila tidak, akan terjadi tumpukan dan keterbengkalaian tugas serta kelelahan manajer yang mengakibatkan faktor penyebab kegagalannya.

Prinsip perencanaan. Hanyalah dengan perencanaan yang mengakibatkan ketertiban dan kelancaran kerja yang lebih terarah akan memberi jaminan hasil yang lebih mekuaskan. Tanpa perencanaan atau tiba masa tiba akal akan mengundang kekosongan kerja. Oleh karena itu, setiap usaha mencapai tujuan hendaknya melaksanakan prinsip ini, yaitu menyusun rencana kerja sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Penyusunan rencana hendaknya memperhatikan proses rencana, yaitu menentukan masalahnya, mengumpulkan data/fakta yang relevan dengan masalahnya, menganalisa, menemukan alternatif dan memilih alternatif yang paling menguntungkan untuk ditentukan sebagai rencana.

Prinsip penyusunan kebijakan. Di dalam pelaksanaan kegiatan, diperlukan kebijakan sebagai pedoman kerja umum dalam menghadapi situasi-situasi tertentu. Oleh karena itu, setiap kegiatan usaha mencapai tujuan harus menyusun kebijakan yang diperlukan sebagai pedoman umum.

Prinsip  kepemimpinan. Manajemen adalah usaha untuk mencapai tujuan dengan bantuan orang lain. Jadi di sini akan terdapat lebih dari satu orang. Agar kegiatan masing-masing orang terkoordinir dan terarah maka harus ada yang memimpinnya. Oleh karena itu dalam setiap usaha mencapai tujuan harus ditunjuk seorang atau lebih untukbertindak selaku manajernya

Prinsip fungsi staf. Dalam suatu organisasi, tujuan yang akan dicapai biasanya menyangkut kegiatan yang luas dan berdimensi banyak. Sudah dikatakan terdahulu bahwa kemampuan seseorang serba keterbatasan. Dengan tugas manajer yang demikian luasnya kegiatan yang harus dilaksanakan, maka perlu mengangkat staff atau menunjuk orang lain untuk menjalankan fungsi staff, yaitu menjalankan kegiatan perencanaan pengembangan, penyumbang ide-ide dan standar-standar.

Prinsip Keseimbangan/keselarasan. Dalam suatu organisasi biasanya dibagi dalam beberapa devisi atau sub devisi. Agar pekerja dapat berjalan lancar maka beban kerja untuk masing-masing sub devisi atau masing-masing devisi harus berimbang atau selaras. Prinsip ini penting untuk dituruti karena kenyataan yang ada kegiatan dalam organisasi saling mengkait, sehingga apabila satu devisi atau sub devisi kelebihan beban kerja sedang divisi atau sub devisi lain kekurangan beban kerja maka akan terganggulah usaha mencapai tujuan.

Prinsip koordinasi. Dalam suatu organisasi, biasanya orang menerapkan spesialisasi agar efisiensi kerja bertambah. Namun, semakin jauh spesialisasi kerjasama menjadi semakin sukar. Oleh karena itu perlu dilaksanakan prinsip koordinasi ini, yaitu semikin jauh spesialisasi hendaknya diusahakan koordinasi yang baik. Dengan koordinasi yang baik, maka tindakan pengarahan dan kerja sama antar bagian menjadi lebih baik

Prinsip pengambilan putusan. Pelaksanaan tugas mencapai tujuan, sebenarnya terdiri dari rangkaian putusan-putusan dari atas sampai ke tingkat paling bawah. Oleh karena itu dalam melaksanakan manajemen hendaknya diambil putusan yang terbaik untuk kegiatan atas sampai tingkat yang paling bawah.

Prinsip standardisasi. Agar tidak terjadi penyimpangan dari tujuan yang ingin dicapai, maka setiap tindakan harus memiliki tolok ukurnya yang berupa standar-standar. Dengan kata lain, dalam pelaksanaan manajemen harus dibuat standardisasi kegiatan untuk tolok ukurnya sehingga kalau terjadi penyimpangan dapat segera diketahui dengan mudah.

Prinsip pengawasan. Agar setiap kegiatan perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik, maka harus dilaksanakan dengan baik. Untuk itu, perlu pelaksanaan pengawasan apabila terjadi penyimpangan, maka dapat segera diluruskan atau dikembalikan pada rencana.

Prinsip keluwesan/fleksibilita. Manajemen yang baik adalah manajemen yang luwes, artinya putusan yang diambil mudah menyesuaikan dengan perubahan situasi. Karena itu putusan manajemen harus memenuhi kriteria keluwesan ini.

Prinsip fakta. Dalam pengambilan putusan selalu didasarkan pada data. Data sendiri, ada yang berupa fakta, yaitu data atas pengalaman yang lalu atau data tentang kejadian yang benar telah terjadi, dan data yang berupa opini, yaitu data yang sifatnya masih “kira-kira” dari beberapa kejadian. Agar suatu putusan berjalan dengan mantap, maka putusan tersebut harus didasarkan pada fakta, dan bukan didasarkan pada opini.

Prinsip hubungan antar manusia. Dalam pelaksanaan tugas manajemen akan selalu terjadi hubungan antar manusia dalam organisasi. Hubungan antar manusia ini akan berjalan lancar, kalau dalam hubungan kerja sama tadi dilandasi oleh dasar hubungan manusiawi yang terdiri dari dasar anggapan:

a.       Setiap manusia berbeda satu dengan lainnya, sehingga dalam bekerja sama dengan orang yang berbeda harus dijalankan perlakuan yang berbeda pula.

b.      Setiap orang memiliki harga diri yang berbeda-beda, karena itu dalam kontak kerjasama tidak boleh meremehkan harga diri partner kerjasamanya.

c.       Setiap orang memiliki kepentingan timbal balik, sehingga setiap orang akan mau diajak kerja sama dalam organisasi.

d.      Setiap orang memiliki motivasi yang merangsangnya untuk bekerja keras oleh karena itu dalam suatu kerja sama hendaknya dipergunakan motivasi ini. 

Prinsip spesialisasi. Dalam pelaksanaan manajemen, spesialisasi akan mampu memperbaiki mutu produk, mutu jasa, dan mutu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen hendaknya prinsip spesialisasi ini diterapkan.

Prinsip penyederhanaan. Kadang dalam pelaksanaan kegiatan manajemen terdapat banyak kegiatan yang dapat dihilangkan, atau dengan kata lain sering dijumpai dalam suatu organisasi terdapat kegiatan-kegiatan yang tidak diperlukan. Kegiatan yang tidak diperlukan ini sebaiknya dihilangkan saja atau proses, sistem dan prosedur disederhanakan. Dengan kaidah penyederhanaan ini maka efektivitas dan pengawasan manajemen akan dapat ditingkatkan.

Prinsip produktivitas indiividu. Dalam pelaksanaan manajemen, peningkatan produktivitas individu adalah sangat penting dijaga, karena dengan produktivitas individu yang tinggi, maka produktivitas organisasi otomatis juga tinggi. Oleh karena itu, dalam menjaga tingkat produktivitas individu tetap tinggi, maka individu harus diserahi tugas-tugas yang sesuai dengan keterampilan yang dimiliki baik karena bakatnya maupun karena pendidikannya.

Prinsip tugas dan penyelesaiannya. Pada umumnya orang akan dapat bekerja dengan giat apabila padanya diserahi tugas dan juga ditentukan waktu penyelesaiannya. Tanpa diberikan “deadline” orang akan bermalas-malas dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu dalam memberikan tugas kepada bawahan harus selalu disertai jadual kerjanya.

Diantara sekian prinsip manajemen yang dikemukakan tersebut di atas, tidak selamanya cocok dengan situasi manajemen modern. Sebagai contoh dengan struktur organisasi matriks dan sistem otonomi daerah mengakibatkan prinsip kesatuan komando dan sentralisasi tidak dapat diterapkan. Namun pada situasi tertentu prinsip tersebut masih sangat dianjurkan, misalnya pada organisasi militer yang sangat ketat dengan prinsip kesatuan komando/perintah. Jadi penerapan prinsip manajemen ini sesuai dengan situasi dan kondisi dimana manajemen itu dilaksanakan.