PROSES PERENCANAAN

 Sumber dan Bahan Perencanaan

Abdulrachman (opcit), juga Sutardi dan Damini (opcit) mengemuka-kan bahwa sumber perencanaan, yaitu:

a.       Kebijaksanaan/perintah dari badan/orang yang berhak membuatnya (policy making , bodies or management)

b.      Hasil pengawasan yang menimbulkan rencana penyesuaian/perbaikan

c.       Kebutuhan yang mendatang/urgen, untuk mengatasi persoalan itu

d.      Studi yang terus menerus (perpetual), yang menimbulkan penemuan-penemuan baru dan/atau aplikasi dari penemuan itu

e.       Inisiatif dari dalam  (dari para pegawai)

f.       Inisiatif dari luar (masyarakat pers dan sebagainya).

Untuk pembuatan rencana, bahan yang diperlukan adalah data/informasi dan prakiraan (forecasting). Data yang dimaksud adalah data yang relevan atau yang diperlukan. Ranupandojo (1990) mengemukakan data yang relevan adalah data yang berkaitan erat dengan permasalahan yang akan dipecahkan. Contoh data yang relevan tersebut misalnya: dalam merencanakan jumlah penjualan tekstil. Data yang tidak perlu dikumpulkan adalah data tentang kecelakaan, atau data tentang luas dan dalamnya lauatan, karena data ini tidak relevan dengan rencana penjualan tekstil. Mengenai data yang diperlukan itu data intern dan data ekstern dimana data intern adalah data yang diperoleh dalam lingkungan organisasi dan menyangkut organisasinya sendiri. Data ekstern adalah data yang diperoleh  dari luar lingkungan organisasinya, tetapi penting untuk perencanaan. Data ekstern ini pun masih perlu dibedakan antara data primer dan data sekunder. Data primer adalah data pokok yang diperoleh biasanya dari sumber primer. Data sekunder merupakan data yang sifatnya melengkapi data primer, sehingga lengkaplah data yang dibutuhkan sebagai bahan dalam pembuatan rencana. Data-data tersebut dapat diperolehnya melalui pengamatan (observasi), wawancara (interview), swtudi perpustakaan dan dokumentasi

Selanjutnya Ibnu Syamsi (1994) mengemukakan bahan prakiraan itu sendiri dibedakan:

a.      Proyeksi (Projection), yaitu prakiraan yang mendasarkan diri pada analisis deret berkala (time series) untuk kemudian dapat diprakirakan arah kecenderungannya. Garis arah kecenderungannya ini merupakan garis trend, yang dapat digunakan untuk rencana kegiatan yang akan dating. Sebagai contoh, hasil yang diperoleh BPD dari bula ke bulan itu di data, kemudian dianalisis untuk mengetahui kecenderungannya, apakah cenderung naik, tetap atau bahkan menurun. Kalau menurun, kemudian diprediksi apa yang meneyebabkan turun, apa kira-kira akibatnya. Ini merupakan “warming system” untuk banting stir mengantisipasinya sehingga trendnya jadi menaik.

b.      Prediksi (Prediction), yaitu prakiraan yang medasarkan diri pada hubungan sebab-akibat. Dalam memprakirakan kemungkinan apa yang dapat terjadi itu perlu dicari kira-kira apa penyebabnya, dan kira-kira  apa akibatnya. Prakiraan yang berupa preddiksi ini berlaku misalnya pada meningkatnya kenakalan remaja. Harus dicari apa sebabnya kenakalan remaja itu meningkat, apa akibatnya kalau hal itu ddibiarkan saja.

c.       Konjeksi (Conjecture), yaitu prakiraan yang semata-mata berdasarkan diri pada perasaan (intuisi belaka). Jelas itu tidak dilmiah, tetapi juga tidak berarti tidak bermanfaat. Orang yang ‘oleh rasanya’ tinggi dapat memprakirakan apa yang bakal terjadi melalui firasatnya. Ini terbukti ampuhnya ramalan Joyoboyo dan Ronggowarsito. Mungkin!juga paranormal yang betul-betul berkualitas tinggi

2.      Langkah-langkah dalam Membuat Perencanaan

Walaupun proses perencanaan dalam prakteknya jervariasi, ada perencanaan besar dan ada purencanaan kecil, namun terdapat teknik-teknik dan prinsip-prinsip yang biasanya mendapat perhatian dalam proses perencanaan itu.

a.       The Liang Gie (opcit) mengemukakan langkah-langkah dalam membuat runcana sebagai beriku|:

1)      Rumuskan tujuan usaha kerja sama atau sasarannya secara jelas

2)      Kumpulkan fakta yang diperlukan dengan melalui penelitian atau secara lainnya, misalnya: tentang kebutuhan tenaga kerja, biaya, alat perlengkapan dan fasilitas lainnya, termasuk faotor kemasyarakatan

3)      Gambarkan pekerjaan yang perlu dilakukan berikut cara-caranya. Dalam hal!ini harus dilakukan analisis, penilaian dan pemilihan yang tepat diantara pelbagai kemungkinan yang ada

4)      Laksanakan rencana tersebut.

b.      Atmosudirdjo (1975) mengemukakan langkah-langkah jalan pikiran perencanaan adalah sebagai berikut:

1)      Jernihkan (klasifikasikan) dan rumuslah tujuan atau objektif  apa yang hendak dicapai

2)      Mengumpulkan data dan informasi yang selengkap-lengkapnya

3)      Analisis dan klasifikasi data informasi tersebut

4)      Penentuan premis atau asumsi rencana

5)      Susunlah beberapa rencana alternatif

6)      Rumuslah harapan-harapan untuk tiap rencana, dan pertegas tujuan-nya masing-masing

7)      Menentukan urutan (sequence)

8)      Mengadakan persiapan-persiapan untuk pengawasan pelaksanaannya

c.   H. Siagian (1977) dengan pendekatan pada perusahaan mengemukakan ada enam langkah atau tahap-tahap dalam menyusun perencanaan, yaitu:

1)   Menetapkan tujuan atau objectives. Tujuan merupakan kunci penun-tun kemana semua kegiatan diarahkan. Adanya tujuan memungkin-kan menentukan tugas yang harus dilakukan.

2)   Sesudah tujuan ditentukan, kemudian diikuti hypotesis mengenai apa yang mungkin terjadi di kemudian hari.

Dilihat dari segi dapat atau tidaknya dikontrol hal-hal yang terjadi dikemudian hari, hipotesis atau premis dibagi dalam tiga bagian yaitu:

a)      Non-controllable premises yaitu hal-hal atau keadaan yang mau tidak mau harus diterima sebagai suatu kenyataan yang tidak dapat dipengaruhi seperti: faktor pertambahan penduduk, kea-daan politik dan sebagainya.

b)      Semi controllable premises yaitu hal-hal yang sebagian dapat diawasi dan ditentukan perusahaan seperti: kedudukan perusa-haan di pasar, efisiensi pekerja, kebijaksanaan harga dari perusahaan.

c)      Controllable premises yaitu hal-hal yang dapat diawasi dan ditentukan oleh perusahaan seperti: perluasan pasar, pemilihan tempat kedudukan.

Dilihat dari segi sifatnya, hal-hal yang munfkin terjadi dikemudian hari, hipotesis atau premis dibedakan dalam dua bagian, yaitu:

a)      External premi3es atau hipotesis mdngenai hal-hal 9ang berbeda di luar lingkungan perusahaan meliputi:

(1)   Genaral business environment atau keadaan lingkungan se`erti keadaan politik, sosial ekonomi, teknologi dan etik.

(2)   The product market atau pasar produksi meliputi hal-hal yang mempengaruhi supply atau penawaran fakdor produksi yang dibutuhkan meliputi: keadaan tanah, modal bahan mentah, sumber tenaga kerja

b)      INternal premiqes atau hipotesis terhadap hal-hal yang berada dalam lingkqngaj perusahaan, meliputi:

(1)   The sa,es forecast atau ramalan penjualan yafg diharapkab. Menentujan besarnya penjualan dapat dilakukan dengan elpat cara yait5:

(a)    The jury of axecutive opinion methods yaitu metode menenpukan besarnya penjualaj melalui tafsiran masing-mas)ng eksekutif dalam perusahaan

(b)   The sales forces composite yaitu cara menentukan besar-nya peljualan berdararkan laporan agen-agen di daerah-nya masing-masing untuk suatu masa tertentu

(c)    Esar’s expectation met(ods yaitu metode eenentukan besabnya penjualan berdasarkan ramalan tentang besar-nya pengeluaraf dari pembeli

(d)   Statistical methods yaitu menejtukan besarnya penjualan berdasarkan data statistik yang ada, dari dalamlya dapat ditentukan trend atau kecenderungan `enjualan hari depan.

(2)   Hipotesis berkenaaj dengan besarnya investasi baik dalam gddung maupun terhadap peralatan. Terutaea harus dipikir-kan bagaimana pengembaliannya dan dari mana diperoleh dana untuk itu.

(3)   Hipotesis mengenai faktor persediaan, artinya apakah bahan-bahan iang dibutuhkan dapat diperoleh dari perusahaan lain, atau harus diusahakan sendiri.

1) Sesudah hipotesis dipergleh, kemudian dicarikan bebebapa alternatif yang dapat `ipergunakan untuk mencapai tqjuan yang ditentukan

2) Mengadakan analisis terhadap masing-masing alternatif, untuk dapat mengedahui keuntungan dan kerugial yang ada. Dalam memilih alternatif yang lebih mengtntungkan dapat diperoleh melalui:

a)      experience  atau pengalaman masa lalu

b)      experimentatiol atau percobaan

c)      atas dasar riset yang kemudian diajalisis

Kalau h!l-hal y`ng `ihadapi dikemudaan hari dapat diselidiki secara lengkap, dapat ditentukan secara kuantitatif, maka penentuan alter-jatif xang dipakai agak lebih mqdah. Namun sering terjadi bahwa keterangan  mejgenai apa yang akan terjadi tidak lengiap dan sukar ditentukan secara kuantatatif. Alat dalam mencari alternatif dalam situaqi seperti ini adalah:

a)      Teori kemungkinan (pbobability theory), yaitu suatu teori berdasarkan data yang kurang lengkap diambil kesimpulan berdasarkan pengalaman, bahwa hal-hal tertentu mungkin akan timbul sesuai dengan apa yang diramalkan. Seperti: permainan rolet gantung, pada suatu saat dipasang angka ganjil dan pada saat lain pilih angka genap

b)      Teori permainan (games theory) yaitu suatu teori yang dipakai memecahkan suatu masalah untuk mencapai hasil optimal, di mana seseorang dalam keadaan tertentu membuat suatu taktik  berdasarkan keyakinan, bahwa dengan taktik tersebut ia akan memperoleh hasil terbaik atau kerugian minimal. Seperti: permainan rolet biasa, di mana seseorang memasang dua pilihan, satu pilihan mengambil kelompok ganjil kalau tepat hadiah satu kali modal, sedang yang satu pilihan, diambil satu angka genap kalau kena hadiah seratus lima puluh kali modal

c)      Teori menunggu giliran (waiting line theory), yaitu suatu teori dengan menggunakan cara-cara matematis. Untuk mengurangi ongkos lebih baik menunggu lebih dulu, daripada dikerjakan tetapi biaya mahal. Sambil menunggu pelaksanaan, perusahaan memperbesar pemberian jasa-jasa  atau service (layanan)

d)     Program linear (linear programming) adalah suatu cara men-capai hasil kombinasi yang optimal dari sumber-sumber yang terbatas. Cara ini didasarkan anggapan adanya perubahan pada satu faktor, pengaruhnya terhadap faktor lain dapat ditentukan secara garis lurus. Kalaupun ada perbedaan, batas perbedaan itu dapat ditentukan dengan baik.

e)Teori tambal sulam (servo theory) yaitu cara pemilihan alternatif, di mana informasi-informasi baru dimasukkan dan dipakai untuk pembetulan penyimpangan-penyimpangan dalam alternatif yang sudah disusun.

3)      Menentukan dan memilih alternatif yang akan dipergunakan. Dalam pemilihan ini, perlu diperhatikan:

a)      faktor tangible yaitu faktor-faktor yang dapat dinyatakan secara kuantitatif, seperti: jumlah produksi, jumlah jam kerja

b)      faktor intangible yaitu faktor yang tidak dapat ditentukan secara kuantitatif, namun sangat penting dalam menyusun perencanaan, misalnya: bagaimana mutu dan warna produk

4)      Sesudah alternatif dipilih, kemudian dilengkapi dengan semua hal-hal yang diperlukan misalnya: melatih pegawai-pegawai, penem-patan peralatan dan sebagainya sehingga dapat menjadi master plan atau rencana pokok

3.      Beberapa Siasat dalam Perencanaan

Agar perencanaan dapat dilaksanakan dengan efektif, harus dima-sukkan beberapa pertimbangan dan penyesuaian dengan reaksi orang-orang yang dipengaruhinya. Ini berhubungan dengan pemakaian siasat atau strategi dalam perencanaan.

Istilah siasat dipakai di sini adalah strategi yaitu pendekatan dan penerapan yang jitu dan logis dalam rencana, sehingga sedikit saja kesu-karan yang timbul dari reaksi-reaksi manajer pekerja, saingan-saingan atau masyarakat . Siasat di sini tidak dipakai  dalam arti suatu usaha penipuan.

Siasat dalam perencanaan itu banyak, dan yang mana harus dipakai tergantung dari situasi yang khusus dihadapi. Oleh Atmosudirdjo (opcit) mengemukakan ada delapan siasat dalam perencanaan, yaitu:

a.       Siasat infiltrasi

b.      Siasat mengalihkan perhatian

c.       Siasat tempa besi selagi panas

d.      Siasat menanam kekuatan

e.       Siasat kambing hitam

f.       Siasat gempa bumi

g.      Siasat cari kawan

h.      Siasat devide et impera

Demikian pula, L.C Sorret yang dikutip oleh G.R.Terry mengemuka-kan ada 10 (sepuluh) strategi dalam perencanaan, yaitu:

a.       Camel’s head in the tent (kepala unta dalam tenta)

b.      Sowing seed  on fertile ground (menyamaikan benih pada tanah yang subur)

c.       Mass-concentraded offensive (menyerang konsentrasi massa/gerak cepat)

d.      Confuse the issu (mengalihkan perhatian)

e.       Use strong tactics only when necessary (gunakan taktik yang keras hanya apabila perlu)

f.       Pass the buck (cari kambing hitam)

g.      Time is a great healer (waktu suatu penyembuh yang besar)

h.      Strike while the iron is hot (pukullah besi di waktu panas)

i.        Tho head’s are better than one (dua kepala lebih baik daripada satu)

j.        Devide and rule (bagi-bagilah dan kuasai)

Dari kedua pendapat ahli tersebut di atas dapat dinyatakan ada 12 siasat dalam perencanaan, dengan uraian sebagai berikut:

a.      Siasat Infiltrasi. Ini sama dengan strategi kepala unta dalam tenda, yaitu: dimaksudkan agar supaya rencana dapat diterima, maka pengajuannya harus sedikit demi sedikit, yang penting didahulukan, sedang yang lainnya diajukan kemudian. Mengingat jika dilakukan sekaligus, kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.

b.      Siasat mengalihkan perhatian. Siasat ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dengan jalan menggunakan pendekatan yang tidak langsung menyinggung pokok persoalan. Mengingat apabila persoalan pokoknya langsung disinggung, dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diharapkan, sehinga menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana. Jadi di sini ada penyimpangan terhadap tujuan pokok, sehingga perlu disampaikan dengan kata-kata atau issu yaitu untuk memindahkan perhatian dari masalah pokok terhadap masalah lain.

c.       Siasat tempa besi selagi masih panas. Siasat ini dimaksudkan mempergunakan kesempatan yang sabaik-baiknya. Setiap kesempatan dan waktu yang baik tidak akan dating dua kali dalam waktu yang sama. Jika rencana itu sedang hangat-hangatnya disambut oleh kelompok, maka segeralah mulai dengan pelaksanaannya sampai selesai, jangan menunggu atau ragu-ragu hingga suasananya tidak favourable lagi.

d.      Siasat menanam kekuatan. Jika sesuatu rencana mengandung resiko untuk ditolak suatu kelompok bilamana terus langsung dikemukakan, maka dimulai dengan menggarap orang-orang yang diketahui atau diduga keras sangat setuju dengan rencana tersebut. Adakanlah diskusi sehingga dapat mengadakan koreksi seperlunya dan mereka yakin akan kebaikan atau perlunya pelaksanaan rencana itu. Perluasan persetujuan atas rencana itu sampai meliputi sebagian besar dari kelompok itu, terutama mereka yang langsung bersangkutan, dapat menerimanya dengan penuh kepercayaan dan kesediaan.

e.       Siasat kambing hitam. Siasat ini dimaksudkan untuk melem-parkan tanggung jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala perbuatannya. Siasat ini, Terry menyebutnya strategi mencari kambing hitam yaitu di mana yang seharusnya bertanggung jawab adalah dia, tetapi dilemparkan kepada orang lain.

f.       Siasat gempa bumi. Pelaksanaan sesuatu rencana secara menyeluruh dan mendadak keseluruh bagian, sehingga orang-orang tidak sempat menentang pelaksanaan perencanaan itu. Siasat ini oleh Terry disebutnya sebagai strategiofensifkonsentrasi massa/gerak cepat. Siasat ini dimaksudkan apabila rencana itu telah dapat diterima, maka jangan ditang-guhkan lagi pelaksanaannya, melainkan harus dilakukan dengan gerak cepat. Mengingat apabila ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan bertalian perubahan kondisi dan situasi.

g.      Siasat cari kawan. Kadang-kadang sesuatu rencana itu mengenai sesuatu problem yang sebagian juga dihadapi oleh para manajer lainnya. Jika dilaksanakannya sendiri, maka ada kemungkinan mereka secara sadar atau tidak akan menimbulkan kesukaran-kesukaran. Oleh sebab itu buat rencana itu menjadi joint plan (rencana bersama) yang harus diterima dan dilaksanakan bersama dengan mebagi-bagi pula kepuasan serta kehormatannya.

h.      Siasat devide et impera. Siasat ini merupakan siasat gaya klasik yang digunakan oleh penguasa atau raja-raja sejak zaman kuno yaitu dengan memecah belah atau membagi kelompok-kelompok yag lebih kecil dan menguasainya, agar supaya kelompok itu menerima rencana yang diajukan dari maksud yang dikandungnya.

i.        Menyamaikan benih pada tanah yang subur. Siasat ini memberi petunjuk bahwa untuk mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima rencana termaksud. Apabila rencana itu telah ada yang menerima, biarkanlah orang itu untuk mempengaruhi kelompoknya, sehingga rencana itu dapat diterima oleh seluruh anggota manajer. Siasat ini identik dengan yang dikemukakan oleh Atmosudirdjo yaitu siasat cari kawan seperti yang disebutkan pada poin g.

j.        Gunakan teknik yang keras hanya apabila perlu. Siasat ini hanya digunakan apabila sangat diperlukan, sehingga di mana segala daya sudah dilakukan tetapi tidak mencapai sasarannya. Oleh karena itu, strategi  ‘taktik keras” ini jangan digunakan setiap waktu, karena kalau demikian halnya akan mengurangi keampuhannya.

k.      Waktu suatu penyembuh yang besar. Siasat ini dimaksudkan untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui waktu itu berjalan terus dengan segala kejadiannya yang berganti-ganti. Oleh karena itu, tindakan yang dilakukan tidak perlu tergesa-gesa , mengingat dengan jalan menunggu akan banyak tindakan yang tidak perlu dilakukan lagi.

l.        Dua kepala lebih baik daripada satu. Siasat ini dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan perumusan yang terbaik, mengingat suatu persoalan akan dapat dipecahkan dengan sempurna apabila terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya di antara para manajer yang berpengalaman dan berkeahlian. Jadi siasat ini berpendapat bahwa lebih banyak yang terlibat memecahkan persoalannya lebih bagus dan lebih sempurna ketimbang daripada sedikit atau sendirian