FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Dalam proses penyelenggaraan manajemen mempunyai tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan yang tidak boleh tidak harus dilaksanakan supaya tujuannya dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan itu, dinamai fungsi-fungsi manajemen.

Fungsi-fungsi manajemen adalah sama bagi semua tingkat mana-jemen adalah top management, midle management, dan lower management, artinya apakah ia sebagai manajer tertinggi dalam organisasi itu atau ia sebagai manajer menengah maupun ia sebagai manajer bawah, semua fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan adalah sama. Hanya saja sampai sekarang belum ada kesepakatan di kalangan para sarjana  mengenai fungsi-fungsi manajemen di tinjau dari segi terminologi dan klasifikasi yang dipergunakan. Hanya ada kesepakatan bahwa ada dua klasifikasi utama yaitu fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan  dan

fungsi pelengkapan yaitu yang meskipun tidak mutlak dijalankan tetapi akan dapat meningkatkan efisiensi kalau dijalankan.

Banyak hal yang mempengaruhi seseorang dalam mengklasifi-kasikan fungsi-fungsi tersebut, kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana mana para pakar tertentu menulis, filsafat hidup yang dianut oleh pakar yang bersangkutan, dan latar belakang pendidikannya, serta perkembangan ilmu itu sendiri mempunyai pengaruh terhadap hal tersebut.

Mengenai klasifikasi dan terminologi fungsi-fungsi manajemen dari pakar dapat di kemukakan sebagai berikut:

1.      Henry Fayol dengan bukunya “administration Industrialle et generale” yang pertama kali membagi manajemen atas beberapa elemen (elements of management) yaitu:

1. Privoir (merencanakan)
2. Organiser (mengorganisasikan)
3. Commander (memerintah/memberi komando) dan
4. Coordonner (mengkoordinasikan) dan
5. Controller (mengawasi/mengendalikan)

Privoir (merencanakan) adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan sebelum melakukan tindakan penyelenggaraannya yang meliputi serang-kaian keputusan termasuk penentuan tujuan, kebijaksanaan, membuat program, menentukan metode dan prosedur serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan.

Organiser (mengorganisasikan) adalah suatu kegiatan menentukan, mengelompokkan dan mengatur berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai tujuan, menugasi orang-orang dalam kegiatan ini dengan menetapkan faktor-faktor lingkungan phisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugasi untuk melaksanakan kegiatan tersebut

Commander (memerintah) adalah pemberian perintah dan bim-bingan agar supaya bawahan bekerja dengan giat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Coordonner (mengkoordinasikan) adalah suatu kegiatan/pekerjaan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang dan pekerjaannya dalam suatu kerjasama yang diarahkan kepada pencapaian tujuan tertentu sehingga tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja

Controller (mengawasi) adalah segenap tindakan mengamati/mene-liti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan berdasarkan instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan, prinsip-prinsip yang telah ditetapkan.

2.      G.R. Terry (1960), membagi atas 4 fungsi pokok yang biasa disingkat dengan akronim POAC, yaitu:

P  = Planning (perencanaan)

O = Organizing (Pengorganisasian)

A = Actuating (Penggerakan)

C = Controlling (Pengawasan)

Mengenai pengertian planning, organizing dan controlling sudah dikemukakan di atas, dengan mengetengahkan pendapat Henry Fayol. Yang akan diberi pengertian di sini adalah actuating.

Adapun yang dimaksudkan dengan actuating (penggerakan) adalah suatu usaha atau tindakan agar supaya semua anggota-anggota dari suatu organisasi dapat dan mau secara sukarela melaksanakan tugas-tugas pekerjaan berdasarkan rencana dari organisasi kepada sasaran yang telah ditetapkan.

3.      Koontz dan O’ Donnel (1972) dengan akronim POSDICO, yaitu:

P = Planning (perencanaan)

O = Organizing (pengorganisasian)

S = Staffing (pengisian lowongan atau penstafan)

Di = Directing (pembimbingan atau pemimpinan) dan

Co = Controlling (pengawasan)

Yang diberi pengertian di sini hanyalah staffing dan directing

Staffing (pengisian lowongan atau penstafan) adalah penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat. Untuk keperluan ini dengan sendirinya memerlukan persyaratan penentuan tenaga kerja bagi sesuatu pekerjaan/jabatan yang harus disesuaikan, dan pekerjaan ini termasuk juga mengadakan investasi, penilaian, dan pemilihan calon untuk pengisian jabatan tersebut. Di samping itu juga perlu dipertimbangkan tentang gaji, latihan dan pengembangannya baik bagi calon pegawai maujpun pegawai tetap lainnya agar dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cara yang efektif.

Directing (pembimbingan) adalah pengamatan pegawai agar supaya pekerjaannya dapat diarahkan kepada sasarannya atau dengan kata lain directing adalah pengarahan kegiatan kerja pegawai terhadap tujuan yang telah ditentukan.

4.      Dwight Waldo (1978), memberikan klasifikasi fungsi manajemen yang biasa disingkat dengan akronim POSDCORB, yaitu:

P = Planning (perencanaan)

O = Organizing (pengorganisasian)

S = Staffing (pengisian lowongan atau pengstafan)

D = Directing (pembimbingan)

Co = Coordinating (pengkoordinasian)

R = Reporting (pelaporan)

B = Budgeting (penganggaran)

Planning, organizing, staffing, directing dan coordinating telah dijelaskan terdahulu, sedangkan yang belum diberi pengertian hanyalah reporting dan budgeting.

Adapun pengertian reporting (pelaporan) adalah pemberian kete-rangan dari para anggota kepada manajer suatu organisasi mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas-tugas pekerjaan melalui catatan, penelitian maupun inspeksi.

Budgeting (penganggaran) yaitu penyusunan dan penetapan ang-garan belanja yang diperlukan untuk pelaksanaan perencanaan. Perencanaan tanpa penganggaran tidak mungkin dapat dilaksanakan. Dalam pengang-garan itu ditentukan modal dan biaya yang diperlukan. Banyak usaha yang gagal karena kekurangan modal dan biaya. Dengan demikian perencanaan akan gagal apabila penganggaran yang disediakan tidak mencukupinya. Oleh karena itu penyusunan perencanaan tidak dapat dilepaskan dari penganggaran. Jadi penganggaran adalah perencanaan di bidang keuang-an/pembiayaan.

5.      Urwicht (1963), membagi atas:

1. Porecasting (peramalan)
2. Planning (perencanaan)
3. Organizing (pengorganisasian)
4. Directing (pembimbingan)
5. Coordinating (pengkoordinasian)
6. Controlling (pengawasan)
7. Human relation (hubungan kemanusiaan)

Planning, organizing, directing, coordinating, dan controlling, telah dikemukakan, maka yang diberi pengertian berikut ini, yaitu: Forecasting (peramalan), adalah suatu langkah permulaan dalam proses perencanaan untuk penyusunan suatu rencana. Meramalkan biasanya berupa suatu pengira-ngira, penafsiran, penyelidikan pendahuluan terhadap segala kemungkinan-kemungkinan yang mungkin bisa atau akan terjadi sebelum penyusunan suatu rencana yang lebih pasti dilakukan

Human relation (hubungan masyarakat) adalah  segenap aktivitas penyatupaduan manusia dengan pekerjaan dalam sesuatu organisasi yang memungkinkan perkembangan diri manusia sepenuhnya sehingga antara manusia dan kerja itu terdapat hubungan timbal balik yang bermanfaat. Jadi human relation menyangkut persoalan tentang hubungan antara manusia dengan kerja dalam sesuatu organisasi yang mempunyai pengaruh timbal balik, yaitu manusia harus berguna bagi pelaksanaan sesuatu kerja dan sebaliknya kerja itu juga harus bermanfaat bagi manusia. Dalam rangka itu maka sesungguhnya isi dan cakupan pengertian human relation meliputi pokok soal tentang “faktor kemanusiaan dalam hubungan kerja, atau dibalik hubungan kerja berdasarkan peri kemanusiaan”

6.      William (1961), menyebutnya “the work of administration/manage-ment” (pekerjaan seseorang administrator/manajer) yang dapat dibagi dalam lima klasifikasi dengan akronim POASCO, yaitu:

P = Planning (perencanaan)

O = Organizing (pengorganisasian)

A = Assembling Resources ( pengumpulan sumber-sumber)

S = Supervising (pengendalian kerja)

Co = Controlling (pengawasan)

Karena planning, organizing dan controlling telah dikemukakan di atas, maka yang diberikan pengertian disini yaitu: Assembling Resources (pengumpulan sumber-sumber) yaitu: aktivitas pengumpulan sumber-sumber yang diperlukan untuk mengatur penggunaan dari berbagai usaha tersebut yang meliputi personal, uang/kapital, alat-alat/fasilitas dan hal-hal lain yang diperlukan untuk melaksanakan rencana.

Supervising (pengendalian kerja) adalah bimbingan dari pelaksa-naan pekerjaan setiap hari termasuk memberikan instruksi, motivasi (dorongan) agar mereka secara sadar menurut kegiatan pekerjaan dan memelihara hubungan kerja baik antara atasan dan bawahan (the “bos” and “subordinate”)

7.      Allen, (1960), menggunakan tentang fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

a.         Leading (memimpin)

b.        Planning (perencanaan)

c.         Organizing (pengorganisasian)

d.        Controlling (pengawasan)

Di samping pembagian ini dari Louis A. Allen sebelumnya menye-butkan sebagai berikut:

a.       Planing (perencanaan)

b.      Organizing (pengorganisasian)

c.       Coordinating (pengkoordinasian)

d.      Motivating (pemberian motivasi)

e.       Controlling (pengawasan)

Karena planning, organizing, coordinating, dan controlling telah di-kemukakan pengertiannya; dan yang belum adalah leading dan motivating.

Leading (memimpin) adalah menggerakkan bawahan dengan memberikan bimbingan atau menghantarkan dengan mendahului atau membawa kepada tujuan yang telah ditetapkan dengan memberi suatu contoh yang patut ditinjau/diikutinya.

Motivating (pemotivasian) adalah keseluruhan proses pemberian  motif bekerja kepada bawahan sedemikian rupa  sehingga mereka  mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya  tujuan organisasi  dengan efisien dan ekonomis.

8.      Sondang P. Siagian (1985), membagi fungsi-fungsi manajemen atas:

a.       Perencanaan (planning)

b.      Pengorganisasian (Organizing)

c.       Pemberian motivasi (motivating)

d.      Pengawasan (controlling)

e.       Penilaian (evaluating)

Karena perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, pengawasan sudah diuraikan pengertiannya, maka yang akan diuraikan berikut ini adalah:

Penilaian (evaluating) adalah proses pengukuran dan pembandingan dari hasil-hasil pekerjaan yang nyatanya dicapai dengan hasil yang seharusnya dicapai. Jadi penilaian merupakan kegiatan awal dalam pelaksanaan pengawasan/pengendalian, yaitu: untuk mengetahui sejauh mana pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang selanjutnya dengan tindakan perbaikannya. Tanpa penilaian, kesesuaian atau sejauh mana pekerjaan telah dilaksanakan tidak diketahui, selanjutnya tindakan korektif tidak mungkin dilaksanakan.

9.      Selanjutnya mengenai klasifiksi fungsi-fungsi manajemen yang patut pula dikemukakan adalah klasifikasi fungsi dari The Liang Gie (1978), berbeda halnya dengan para pakar tersebut terdahulu, kesemuanya memasukkan organizing sebagai salah satu fungsi manajemen, maka oleh The Liang Gie, tidak memasukkannya. Salah satu argumentasi yang menjadi alasan tidak dikemukakannya organizing sebagai salah satu fungsi manajemen bahwa dalam setiap usaha kerja sama pasti terdapat struktur yang merupakan wadah usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan kerja sama tadi. Wadah yang dimak-sudkan di sini adalah organisasi dengan secara otomatis dinamisasi organisasi adalah organizing. Sedangkan proses pengerakkan adalah manajemen. Dengan alasan inilah sehingga The Liang Gie menyim-pulkan bahwa organizing atau pengorganisasian tidak dpat dikategorikan sebagai fungsi manajemen. Beliau berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan ke dalam enam klasifikasi fungsi, yaitu:

1. Perencanaan
2. Keputusan – baca pembuatan putusan
3. Pembimbingan
4. Pengkoordinasian
5. Pengendalian
6. Penyempurnaan

Perencanaan, pembimbingan, pengkoordinasian, telah dikemukakan terdahulu, sedangkan yang belum adalah pengambilan putusan, pengen-dalian dan penyempurnaan.

Adapun yang dimaksud dengan “pembuatan putusan” adalah suatu aktivitas yang mengakhiri pertentangan mengenai suatu hal atau melakukan pemilihan dari berbagai-bagai alternatif yang ada untuk menyelesaikan persoalan-persoalan, pertentangan-pertentangan dan keragu-raguan yang timbul dalam proses penyelenggaraan usaha kerja sama itu. Keputusan di sini diartikan adalah “pemutusan”

“Penyempurnan” adalah segenap aktivitas memperbaiki berbagai kekurangan dan ketidaktepatan yang timbul pada struktur organisasi dan taat kerja sewaktu berlangsungnya proses penyelenggaraan usaha kerja sama itu.

“Pengendalian” adalah memeriksa, mencocokkan, dan mengusaha-kan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.

Pendapat The Liang Gie ini mengenai organizing tidak dimasuk-kannya sebagai fungsi manajemen sedikit banyaknya terpengaruh pula oleh Pariata Westra (1980) sehingga beliaupun menyederhanakan fungsi-fungsi manajemen menjadi tiga klasifikasi fungsi sebagai berikut: 1) Perencanaan (planning), 2) Penggerakan (actuating), dan 3) Pengontrolan (controlling).

Jika diperinci klasifikasi dari pendapat para pakar di atas, maka ada 18 klasifikasi dan terminologi fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

1.      Forecasting (peramalan)

2.      Privoir/planning (perencanaan)

3.      Organiser/organizing (pengorganisasian)

4.      Staffing (pengisian atau penstafan)

5.      Assembling resources (pengumpulan sumber-sumber)

6.      Actuating (penggerakan)

7.      Commander/commanding (memberi komando/memerintah)

8.      Coordonner/coordinating(pengkoordinasian)

9.      Directing (pembimbingan atau pemimpinan)

10.  Human relation (hubungan kerja kemanusiaan)

11.  Leading (memimpin)

12.  Motivating (pemberian motivasi)

13.  Evaluating (penilaian)

14.  Controller/controlling (pengawasan)

15.  Reporting (pelaporan)

16.  Pembuatan putusan (decision making)

17.  Pengendalian dan

18.  Penyempurnaan.

Kalau ke 18 klasifikasi fungsi-fungsi tersebut dianalisis, maka pada pokoknya hanya empat klasifikasi fungsi yang pokok dari manajemen  yaitu: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.