BERBAGAI RINTANGAN DAN PETUNJUK PERENCANAAN

Rintangan-rintangan Perencanaan

Walaupun telah dibuat rencana, akan tetapi belum tentu suatu rencana itu dapat dilaksanakan sesuai dengan isi dan tujuan rencana.

The Liang Gie (opcit) mengemukakan bahwa rintangan-rintangan yang menggagalkan rencana umumnya adalah:

a.   Rencana itu tidak memenuhi ciri-ciri yang diisyaratkan bagi suatu rencqna yang baik, (perencananya tidak cakap).

b.      Ketidaktentuan masa depan (terjadinya perubahan besar dalam situa{i), dengan tanpa kemungkinan0untuk mengatasinya.

c.       Pelaksena rencana itu tidak cakap, ourang wewenang atau merosot semangatnya.

d.      Kurang bimbingan dan control dalam pelaksanaannya, suhingga penyim-pangan-penyimpangan yang kecil tidak segera diperbaiki.

Ranupandoko(1990) mengemukakan kendala yang sering dijumpai dalam menyusun rencana, yaitu:

a.       Sulit"menentukan asumsi yang akurat

b.      Masalah yang dihadapm berubah terusMPengaruh psikologis pada perencana

d.      Kurang luwes dalam menghadapi perubahan

e.       Tidak terkuasainya faktor lingkungan

Handayaningrat (1985)!mengemukakan rantangan-rmntangan dari perencanaan yang efektif, yaitu:

a.       Jangka waktu yang dipergunakan

b.      Kejadian/kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

c.       Kemampuan mental

d.      Kekurangan informasi

e.       Kesukaran-kesukaran/rintangan-rintangan ad}inistrasi

f.       Halangan kejiwaan

g.      Pertimbangan unsur kemanusiaan.

Jangka waktu yang digunakan. Waktu yang dipergunakan untuk perencanaan oleh manajer akan menentukan besarnya ketelitian dari perencanaan itu  sendiri. Banyak waktu yang disediakan dalam perencanaan, menentukan banyaknya hal-hal yang akan diketahui di luar kemampuannya, atau dengan kata lain banyaknya waktu yang disediakan berarti akan diketahui banyaknya keadaan/situasi yang akan datang (forecasting), yang berarti pula akan lebih mampu melihat kejadian-kejadian yang akan datang. Keadaan sekarang merupakan bagian yang menentukan untuk perencanaan waktu yang akan datang, karena kondisi sekarang ini dapat memberikan suatu gambaran untuk keperluan yang akan datang, sekalipun tidak selalu tepat.

Kejadian-kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya. Adalah tidak mungkin untuk mengetahui terlebih dahulu dengan pasti terhadap hal-hal yang akan datang untuk menyusun suatu rencana yang tepat yang dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, maka perencanaan didasarkan atas kemampuan dalam keadaan sekarang ini dengan mengusa-hakan atau dengan memperhitungkan apa yang dapat tercapai dalam waktu yang akan datang. Sebab manajer/perencana dalam kemampuannya untuk melihat ke depan berdasarkan atas perhitungan yang bersifat kualitatif bagi suksesnya suatu perencanaan.

Kemampuan mental. Perencanaan mendasarkan diri atas kegiatan intelektual (proses pemikiran), yaitu suatu proses kemampuan mengerjakan deretan ide-ide yang abstrak (angan-angan) untuk melihat perubahan-perubahan dari beberapa kemungkinan pengaruh yang dihadapi dalam waktu yang akan datang. Salah satu bentuk dari kemampuan mental yang utama dalam perencanaan ialah kemampuan dalam membuat konsep yang merupakan gambaran dari kemampuan dan kecakapannya, tanpa melihat kepada efek yang mungkin terjadi. Demikian pula kemampuan daya ciptanya juga terbatas karena mungkin dipengaruhi oleh keadaan dirinya sendiri (emosi, egoistis, tekanan-tekanan, keterangan-keterangan, kesulitan-kesulitan, dan sebagainya).

Kekurangan informasi. Perencanaan memerlukan informasi yang cukup. Kalau perencanaan tidak cukup informasi, perencanaan itu sukar untuk dapat dipertanggungjawabkan. Informasi yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif merupakan bagian dari priode waktu dalam perencanaan. Priode waktu yang tersedia untuk memperoleh informasi yang cukup sangat terbatas. Pengalaman menunjukkan tentang bagaimana sukarnya memper-oleh informasi yang cukup untuk suatu perencanaan yang baik dan masuk akal (rasional). Perencanaan akan kurang baik, bilamana perencanaan itu disusun dengan suatu informasi yang salah. Oleh karena itu perlu diadakan studi dan penelitian (investigation), baik data yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif yang berguna bagi perencanaan yang baik.

Berbagai kesukaran/rintangan administrasi. Perencanaan biasa-nya dilakukan oleh staf perencana. Belum tentu sesuatu hasil perencanaan disetujui oleh pemimpin. Mungkin secara prinsipil dapat disetujui, tetapi tidak mau melaksanakannya, karena beberapa pemimpin berpendapat bahwa perencanaan itu tidak bermanfaat. Sebab perencanaan itu, hanya suatu gambaran yang tampaknya tidak menghasilkan apa-apa. Kecuali itu, waktunya dianggap tidak efisien, karena hanya membuat seolah-olah para pegawainya itu sibuk, pada hal tidak menghasilkan apa-apa yang nyata. Oleh karena itu, lebih baik melihat kepada hal-hal yang telah ada dengan mempertinggi pengetahuan/kecakapannya. Dengan demikian dapat lebih banyak mengusahakan perbaikan-perbaikan. Di samping itu bahwa perenca-naan memerlukan uang dan waktu, karena biaya perencanaan itu tidak hanya diperuntukkan bagi orang yang melaksanakan, tetapi juga biaya untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Jelasnya bahwa perencanaan itu memerlukan pembiayaan, tanpa pembiayaan perencanaan itu tidak mungkin sempurna.

Halangan kejiwaan. Halangan psikologi yang utama, ialah bila manajer (seperti orang pada umumnya) hanya melihat terhadap keadaan yang sekarang dan tidak melihat keadaan yang akan datang. Biasanya manajer itu sangat menentang terhadap usaha perubahan, seperti pengalaman yang lampau, yaitu mempertahankan tradisi yang lama. Pada hal perencanaan adalah suatu usaha perubahan di mana manajer harus memutuskan. Dalam bidang niaga, perencanaan dengan anggaran yang cukup besar untuk pembelian barang-barang/peralatan biasanya ditentang oleh manajer karena dianggap suatu pemborosan. Demikian pula pengu-rusan dan pengawasan anggaran dengan suatu prosedur yang telah ditentukan, dianggap suatu pemborosan waktu. Adapun mengenai usaha untuk menghindarkan berbagai rintangan, ialah menjadi kewajiban bagi para perencana untuk berusaha meyakinkan manajer dan juga pendidikan dari manajer itu sendiri, agar tidak adanya tekanan terhadap rencana yang diajukan, di samping itu rencana harus supel (fleksibel)

Pertimbangan-pertimbangan unsur kemanusiaan. Suatu bahaya dari kegiatan perencanaan adalah kemungkinan kurangnya pertimbangan atas unsur kemanusiaan di dalam organisasi. Sebab karena itu tidak hanya menyangkut sesuatu yang bersifat fisik atau material saja, tetapi juga menyangkut segi kemanusiaan. Kadang-kadang rencana itu mempunyai sesuatu efek (akibat) adanya hubungan pegawai dan manajer itu sendiri, misalnya: pengurangan pegawai karena bertujuan memperoleh efisiensi kerja. Bahaya ini dapat dikurangi dengan cara mengatakan suatu koreksi dan komunikasi bila perencanaan itu diterapkan, agar dapat dicarikan pemecahannya terlebih dahulu. Dengan mengadakan suatu komunikasi dan koreksi, akan membantu kepada siapa akan terkena, yang kemudian akan saling menyadari atas usaha-usaha perubahan itu, Mereka akan menyadari pula bahwa tujuan untuk mengembangkan rencana itu adalah demi kemajuan organisasinya.

2.      Berbagai Petunjuk dalam Perencanaan

Seorang manajer tidak cukup kalau hanya bisa membuat rencana yang baik untuk dilaksanakan oleh orang lain. Manajer harus dapat pula menyusun rencana pekerjaannya sendiri dengan sebaik-baiknya tanpa menghamburkan waktu.

The Liang Gie (opcit) mengemukakan beberapa petunjuk dalam membuat perencanaan adalah sebagai berikut:

Berilah jatah waktu untuk setiap pekerjaan sehingga tiada tugas yang terbengkalai atau dilalaikan

Bedakanlah pekerjaan menurut:

a.       penting atau urgensinya  (segera harus diselesaikan  karena sangat penting, dapat ditangguhkan beberapa waktu atau pekerjaan jangka panjang)

b.      Sukar dan banyaknya waktu yang dibutuhkan (mudah, agak sukar dan sulit dikerjakan)

c.       Siapa yang lebih tepat mengerjakannya (diri sendiri, dengan bantuan orang lain atau diserahkan seluruhnya kepada bawahan).

d.      Lakukanlah pekerjaan yang tersulit pada waktu jasmani dan rohani sedang segar-segarnya

e.       Sisihkan sedikit waktu menjelang tutup kantor untuk merencanakan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan keesokan harinya. Susunlah pekerjaan-pekerjaan itu menurut urut-urutan pentingnya dengan mem-perhatikan pula sifat sukar/mudahnya. Setelah tiba di kantor mulailah seketika bekerja menurut rencana yang telah tersusun sejak kemarin

f.        Bicaralah seperlunya saja dalam wawancara, perundingan atau telpon

g.      Mulailah sesuatu acara tepat pada waktunya (rapat, perkunjungan atau pertemuan lainnya).

h.      Catatlah segala sesuatu yang harus diselesaikan.

i.        Tetapkanlah jam bicara tertentu untuk para tamu

j.        Kumpulkan tugas ke luar kantor untuk diselesaikan sekali jalan.

k.      Pergunakanlah pelbagai taktik penghematan waktu seperti investasi, pencicilan, peminjaman dan pengurangan

l.        Lakukan pembicaraan-pembicaraan dengan berdiri untuk mencegah penghamburan waktu

m.    Hargailah waktu karena ini dapat dipergunakan untuk menambah pengetahuan, mencari penghasilan lain, berpikir kreatif atau memba-hagiakan keluarga.

3.      Perencanaan yang efektif

Perencanaan yang efektif adalah perencanaan yang dapat menghasilkan seperangkat rencana yang dapat dipraktekkan atau dilaksanakan sehingga tujuan yang diinginkan akan tercapai (rencana efektif).

Rencana yang efektif dapat dinilai dari segi:

a.       Kegunaannya, rencana akan efektif apabila rencana itu berguna untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

b.      Ketepatan waktu, rencana akan efektif kalau rencana tersebut mampu menjamin ketepatan waktu pelaksanaannya

c.       Biaya, rencana efektif adalah rencana yang disusun dan pelaksanaannya tidak memerlukan biaya yang tingi yang melebihi hasil yang akan dicapai dengan rencana tersebut.

d.      Stabilitas, rencana yang mengandung tingkat stabilitas yang tinggi. Artinya rencana tersebut tidak dirubah-rubah sampai jangka waktu tertentu

e.       Obyektif, rencana yang efektif adalah rencana yang obyektif, artinya rencana tersebut mengandung unsur-unsur obyektivitas yang tinggi dan tidak didasari oleh unsur subyektivitas yang tinggi

f.       Lengkap, terpadu dan konsisten. Rencana yang efektif adalah rencana yang lengkap dalam hal isi, terpadu dalam koordinasi dan konsisten dalam penerapannya

Tanggung jawab pelaksanaan dan implementasinya.. Rencana yang efektif adalah rencana yang pelaksanaan dan implementasinya dapat dipertanggungjawabkan.

PROSES PERENCANAAN

 Sumber dan Bahan Perencanaan

Abdulrachman (opcit), juga Sutardi dan Damini (opcit) mengemuka-kan bahwa sumber perencanaan, yaitu:

a.       Kebijaksanaan/perintah dari badan/orang yang berhak membuatnya (policy making , bodies or management)

b.      Hasil pengawasan yang menimbulkan rencana penyesuaian/perbaikan

c.       Kebutuhan yang mendatang/urgen, untuk mengatasi persoalan itu

d.      Studi yang terus menerus (perpetual), yang menimbulkan penemuan-penemuan baru dan/atau aplikasi dari penemuan itu

e.       Inisiatif dari dalam  (dari para pegawai)

f.       Inisiatif dari luar (masyarakat pers dan sebagainya).

Untuk pembuatan rencana, bahan yang diperlukan adalah data/informasi dan prakiraan (forecasting). Data yang dimaksud adalah data yang relevan atau yang diperlukan. Ranupandojo (1990) mengemukakan data yang relevan adalah data yang berkaitan erat dengan permasalahan yang akan dipecahkan. Contoh data yang relevan tersebut misalnya: dalam merencanakan jumlah penjualan tekstil. Data yang tidak perlu dikumpulkan adalah data tentang kecelakaan, atau data tentang luas dan dalamnya lauatan, karena data ini tidak relevan dengan rencana penjualan tekstil. Mengenai data yang diperlukan itu data intern dan data ekstern dimana data intern adalah data yang diperoleh dalam lingkungan organisasi dan menyangkut organisasinya sendiri. Data ekstern adalah data yang diperoleh  dari luar lingkungan organisasinya, tetapi penting untuk perencanaan. Data ekstern ini pun masih perlu dibedakan antara data primer dan data sekunder. Data primer adalah data pokok yang diperoleh biasanya dari sumber primer. Data sekunder merupakan data yang sifatnya melengkapi data primer, sehingga lengkaplah data yang dibutuhkan sebagai bahan dalam pembuatan rencana. Data-data tersebut dapat diperolehnya melalui pengamatan (observasi), wawancara (interview), swtudi perpustakaan dan dokumentasi

Selanjutnya Ibnu Syamsi (1994) mengemukakan bahan prakiraan itu sendiri dibedakan:

a.      Proyeksi (Projection), yaitu prakiraan yang mendasarkan diri pada analisis deret berkala (time series) untuk kemudian dapat diprakirakan arah kecenderungannya. Garis arah kecenderungannya ini merupakan garis trend, yang dapat digunakan untuk rencana kegiatan yang akan dating. Sebagai contoh, hasil yang diperoleh BPD dari bula ke bulan itu di data, kemudian dianalisis untuk mengetahui kecenderungannya, apakah cenderung naik, tetap atau bahkan menurun. Kalau menurun, kemudian diprediksi apa yang meneyebabkan turun, apa kira-kira akibatnya. Ini merupakan “warming system” untuk banting stir mengantisipasinya sehingga trendnya jadi menaik.

b.      Prediksi (Prediction), yaitu prakiraan yang medasarkan diri pada hubungan sebab-akibat. Dalam memprakirakan kemungkinan apa yang dapat terjadi itu perlu dicari kira-kira apa penyebabnya, dan kira-kira  apa akibatnya. Prakiraan yang berupa preddiksi ini berlaku misalnya pada meningkatnya kenakalan remaja. Harus dicari apa sebabnya kenakalan remaja itu meningkat, apa akibatnya kalau hal itu ddibiarkan saja.

c.       Konjeksi (Conjecture), yaitu prakiraan yang semata-mata berdasarkan diri pada perasaan (intuisi belaka). Jelas itu tidak dilmiah, tetapi juga tidak berarti tidak bermanfaat. Orang yang ‘oleh rasanya’ tinggi dapat memprakirakan apa yang bakal terjadi melalui firasatnya. Ini terbukti ampuhnya ramalan Joyoboyo dan Ronggowarsito. Mungkin!juga paranormal yang betul-betul berkualitas tinggi

2.      Langkah-langkah dalam Membuat Perencanaan

Walaupun proses perencanaan dalam prakteknya jervariasi, ada perencanaan besar dan ada purencanaan kecil, namun terdapat teknik-teknik dan prinsip-prinsip yang biasanya mendapat perhatian dalam proses perencanaan itu.

a.       The Liang Gie (opcit) mengemukakan langkah-langkah dalam membuat runcana sebagai beriku|:

1)      Rumuskan tujuan usaha kerja sama atau sasarannya secara jelas

2)      Kumpulkan fakta yang diperlukan dengan melalui penelitian atau secara lainnya, misalnya: tentang kebutuhan tenaga kerja, biaya, alat perlengkapan dan fasilitas lainnya, termasuk faotor kemasyarakatan

3)      Gambarkan pekerjaan yang perlu dilakukan berikut cara-caranya. Dalam hal!ini harus dilakukan analisis, penilaian dan pemilihan yang tepat diantara pelbagai kemungkinan yang ada

4)      Laksanakan rencana tersebut.

b.      Atmosudirdjo (1975) mengemukakan langkah-langkah jalan pikiran perencanaan adalah sebagai berikut:

1)      Jernihkan (klasifikasikan) dan rumuslah tujuan atau objektif  apa yang hendak dicapai

2)      Mengumpulkan data dan informasi yang selengkap-lengkapnya

3)      Analisis dan klasifikasi data informasi tersebut

4)      Penentuan premis atau asumsi rencana

5)      Susunlah beberapa rencana alternatif

6)      Rumuslah harapan-harapan untuk tiap rencana, dan pertegas tujuan-nya masing-masing

7)      Menentukan urutan (sequence)

8)      Mengadakan persiapan-persiapan untuk pengawasan pelaksanaannya

c.   H. Siagian (1977) dengan pendekatan pada perusahaan mengemukakan ada enam langkah atau tahap-tahap dalam menyusun perencanaan, yaitu:

1)   Menetapkan tujuan atau objectives. Tujuan merupakan kunci penun-tun kemana semua kegiatan diarahkan. Adanya tujuan memungkin-kan menentukan tugas yang harus dilakukan.

2)   Sesudah tujuan ditentukan, kemudian diikuti hypotesis mengenai apa yang mungkin terjadi di kemudian hari.

Dilihat dari segi dapat atau tidaknya dikontrol hal-hal yang terjadi dikemudian hari, hipotesis atau premis dibagi dalam tiga bagian yaitu:

a)      Non-controllable premises yaitu hal-hal atau keadaan yang mau tidak mau harus diterima sebagai suatu kenyataan yang tidak dapat dipengaruhi seperti: faktor pertambahan penduduk, kea-daan politik dan sebagainya.

b)      Semi controllable premises yaitu hal-hal yang sebagian dapat diawasi dan ditentukan perusahaan seperti: kedudukan perusa-haan di pasar, efisiensi pekerja, kebijaksanaan harga dari perusahaan.

c)      Controllable premises yaitu hal-hal yang dapat diawasi dan ditentukan oleh perusahaan seperti: perluasan pasar, pemilihan tempat kedudukan.

Dilihat dari segi sifatnya, hal-hal yang munfkin terjadi dikemudian hari, hipotesis atau premis dibedakan dalam dua bagian, yaitu:

a)      External premi3es atau hipotesis mdngenai hal-hal 9ang berbeda di luar lingkungan perusahaan meliputi:

(1)   Genaral business environment atau keadaan lingkungan se`erti keadaan politik, sosial ekonomi, teknologi dan etik.

(2)   The product market atau pasar produksi meliputi hal-hal yang mempengaruhi supply atau penawaran fakdor produksi yang dibutuhkan meliputi: keadaan tanah, modal bahan mentah, sumber tenaga kerja

b)      INternal premiqes atau hipotesis terhadap hal-hal yang berada dalam lingkqngaj perusahaan, meliputi:

(1)   The sa,es forecast atau ramalan penjualan yafg diharapkab. Menentujan besarnya penjualan dapat dilakukan dengan elpat cara yait5:

(a)    The jury of axecutive opinion methods yaitu metode menenpukan besarnya penjualaj melalui tafsiran masing-mas)ng eksekutif dalam perusahaan

(b)   The sales forces composite yaitu cara menentukan besar-nya peljualan berdararkan laporan agen-agen di daerah-nya masing-masing untuk suatu masa tertentu

(c)    Esar’s expectation met(ods yaitu metode eenentukan besabnya penjualan berdasarkan ramalan tentang besar-nya pengeluaraf dari pembeli

(d)   Statistical methods yaitu menejtukan besarnya penjualan berdasarkan data statistik yang ada, dari dalamlya dapat ditentukan trend atau kecenderungan `enjualan hari depan.

(2)   Hipotesis berkenaaj dengan besarnya investasi baik dalam gddung maupun terhadap peralatan. Terutaea harus dipikir-kan bagaimana pengembaliannya dan dari mana diperoleh dana untuk itu.

(3)   Hipotesis mengenai faktor persediaan, artinya apakah bahan-bahan iang dibutuhkan dapat diperoleh dari perusahaan lain, atau harus diusahakan sendiri.

1) Sesudah hipotesis dipergleh, kemudian dicarikan bebebapa alternatif yang dapat `ipergunakan untuk mencapai tqjuan yang ditentukan

2) Mengadakan analisis terhadap masing-masing alternatif, untuk dapat mengedahui keuntungan dan kerugial yang ada. Dalam memilih alternatif yang lebih mengtntungkan dapat diperoleh melalui:

a)      experience  atau pengalaman masa lalu

b)      experimentatiol atau percobaan

c)      atas dasar riset yang kemudian diajalisis

Kalau h!l-hal y`ng `ihadapi dikemudaan hari dapat diselidiki secara lengkap, dapat ditentukan secara kuantitatif, maka penentuan alter-jatif xang dipakai agak lebih mqdah. Namun sering terjadi bahwa keterangan  mejgenai apa yang akan terjadi tidak lengiap dan sukar ditentukan secara kuantatatif. Alat dalam mencari alternatif dalam situaqi seperti ini adalah:

a)      Teori kemungkinan (pbobability theory), yaitu suatu teori berdasarkan data yang kurang lengkap diambil kesimpulan berdasarkan pengalaman, bahwa hal-hal tertentu mungkin akan timbul sesuai dengan apa yang diramalkan. Seperti: permainan rolet gantung, pada suatu saat dipasang angka ganjil dan pada saat lain pilih angka genap

b)      Teori permainan (games theory) yaitu suatu teori yang dipakai memecahkan suatu masalah untuk mencapai hasil optimal, di mana seseorang dalam keadaan tertentu membuat suatu taktik  berdasarkan keyakinan, bahwa dengan taktik tersebut ia akan memperoleh hasil terbaik atau kerugian minimal. Seperti: permainan rolet biasa, di mana seseorang memasang dua pilihan, satu pilihan mengambil kelompok ganjil kalau tepat hadiah satu kali modal, sedang yang satu pilihan, diambil satu angka genap kalau kena hadiah seratus lima puluh kali modal

c)      Teori menunggu giliran (waiting line theory), yaitu suatu teori dengan menggunakan cara-cara matematis. Untuk mengurangi ongkos lebih baik menunggu lebih dulu, daripada dikerjakan tetapi biaya mahal. Sambil menunggu pelaksanaan, perusahaan memperbesar pemberian jasa-jasa  atau service (layanan)

d)     Program linear (linear programming) adalah suatu cara men-capai hasil kombinasi yang optimal dari sumber-sumber yang terbatas. Cara ini didasarkan anggapan adanya perubahan pada satu faktor, pengaruhnya terhadap faktor lain dapat ditentukan secara garis lurus. Kalaupun ada perbedaan, batas perbedaan itu dapat ditentukan dengan baik.

e)Teori tambal sulam (servo theory) yaitu cara pemilihan alternatif, di mana informasi-informasi baru dimasukkan dan dipakai untuk pembetulan penyimpangan-penyimpangan dalam alternatif yang sudah disusun.

3)      Menentukan dan memilih alternatif yang akan dipergunakan. Dalam pemilihan ini, perlu diperhatikan:

a)      faktor tangible yaitu faktor-faktor yang dapat dinyatakan secara kuantitatif, seperti: jumlah produksi, jumlah jam kerja

b)      faktor intangible yaitu faktor yang tidak dapat ditentukan secara kuantitatif, namun sangat penting dalam menyusun perencanaan, misalnya: bagaimana mutu dan warna produk

4)      Sesudah alternatif dipilih, kemudian dilengkapi dengan semua hal-hal yang diperlukan misalnya: melatih pegawai-pegawai, penem-patan peralatan dan sebagainya sehingga dapat menjadi master plan atau rencana pokok

3.      Beberapa Siasat dalam Perencanaan

Agar perencanaan dapat dilaksanakan dengan efektif, harus dima-sukkan beberapa pertimbangan dan penyesuaian dengan reaksi orang-orang yang dipengaruhinya. Ini berhubungan dengan pemakaian siasat atau strategi dalam perencanaan.

Istilah siasat dipakai di sini adalah strategi yaitu pendekatan dan penerapan yang jitu dan logis dalam rencana, sehingga sedikit saja kesu-karan yang timbul dari reaksi-reaksi manajer pekerja, saingan-saingan atau masyarakat . Siasat di sini tidak dipakai  dalam arti suatu usaha penipuan.

Siasat dalam perencanaan itu banyak, dan yang mana harus dipakai tergantung dari situasi yang khusus dihadapi. Oleh Atmosudirdjo (opcit) mengemukakan ada delapan siasat dalam perencanaan, yaitu:

a.       Siasat infiltrasi

b.      Siasat mengalihkan perhatian

c.       Siasat tempa besi selagi panas

d.      Siasat menanam kekuatan

e.       Siasat kambing hitam

f.       Siasat gempa bumi

g.      Siasat cari kawan

h.      Siasat devide et impera

Demikian pula, L.C Sorret yang dikutip oleh G.R.Terry mengemuka-kan ada 10 (sepuluh) strategi dalam perencanaan, yaitu:

a.       Camel’s head in the tent (kepala unta dalam tenta)

b.      Sowing seed  on fertile ground (menyamaikan benih pada tanah yang subur)

c.       Mass-concentraded offensive (menyerang konsentrasi massa/gerak cepat)

d.      Confuse the issu (mengalihkan perhatian)

e.       Use strong tactics only when necessary (gunakan taktik yang keras hanya apabila perlu)

f.       Pass the buck (cari kambing hitam)

g.      Time is a great healer (waktu suatu penyembuh yang besar)

h.      Strike while the iron is hot (pukullah besi di waktu panas)

i.        Tho head’s are better than one (dua kepala lebih baik daripada satu)

j.        Devide and rule (bagi-bagilah dan kuasai)

Dari kedua pendapat ahli tersebut di atas dapat dinyatakan ada 12 siasat dalam perencanaan, dengan uraian sebagai berikut:

a.      Siasat Infiltrasi. Ini sama dengan strategi kepala unta dalam tenda, yaitu: dimaksudkan agar supaya rencana dapat diterima, maka pengajuannya harus sedikit demi sedikit, yang penting didahulukan, sedang yang lainnya diajukan kemudian. Mengingat jika dilakukan sekaligus, kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.

b.      Siasat mengalihkan perhatian. Siasat ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dengan jalan menggunakan pendekatan yang tidak langsung menyinggung pokok persoalan. Mengingat apabila persoalan pokoknya langsung disinggung, dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diharapkan, sehinga menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana. Jadi di sini ada penyimpangan terhadap tujuan pokok, sehingga perlu disampaikan dengan kata-kata atau issu yaitu untuk memindahkan perhatian dari masalah pokok terhadap masalah lain.

c.       Siasat tempa besi selagi masih panas. Siasat ini dimaksudkan mempergunakan kesempatan yang sabaik-baiknya. Setiap kesempatan dan waktu yang baik tidak akan dating dua kali dalam waktu yang sama. Jika rencana itu sedang hangat-hangatnya disambut oleh kelompok, maka segeralah mulai dengan pelaksanaannya sampai selesai, jangan menunggu atau ragu-ragu hingga suasananya tidak favourable lagi.

d.      Siasat menanam kekuatan. Jika sesuatu rencana mengandung resiko untuk ditolak suatu kelompok bilamana terus langsung dikemukakan, maka dimulai dengan menggarap orang-orang yang diketahui atau diduga keras sangat setuju dengan rencana tersebut. Adakanlah diskusi sehingga dapat mengadakan koreksi seperlunya dan mereka yakin akan kebaikan atau perlunya pelaksanaan rencana itu. Perluasan persetujuan atas rencana itu sampai meliputi sebagian besar dari kelompok itu, terutama mereka yang langsung bersangkutan, dapat menerimanya dengan penuh kepercayaan dan kesediaan.

e.       Siasat kambing hitam. Siasat ini dimaksudkan untuk melem-parkan tanggung jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala perbuatannya. Siasat ini, Terry menyebutnya strategi mencari kambing hitam yaitu di mana yang seharusnya bertanggung jawab adalah dia, tetapi dilemparkan kepada orang lain.

f.       Siasat gempa bumi. Pelaksanaan sesuatu rencana secara menyeluruh dan mendadak keseluruh bagian, sehingga orang-orang tidak sempat menentang pelaksanaan perencanaan itu. Siasat ini oleh Terry disebutnya sebagai strategiofensifkonsentrasi massa/gerak cepat. Siasat ini dimaksudkan apabila rencana itu telah dapat diterima, maka jangan ditang-guhkan lagi pelaksanaannya, melainkan harus dilakukan dengan gerak cepat. Mengingat apabila ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan bertalian perubahan kondisi dan situasi.

g.      Siasat cari kawan. Kadang-kadang sesuatu rencana itu mengenai sesuatu problem yang sebagian juga dihadapi oleh para manajer lainnya. Jika dilaksanakannya sendiri, maka ada kemungkinan mereka secara sadar atau tidak akan menimbulkan kesukaran-kesukaran. Oleh sebab itu buat rencana itu menjadi joint plan (rencana bersama) yang harus diterima dan dilaksanakan bersama dengan mebagi-bagi pula kepuasan serta kehormatannya.

h.      Siasat devide et impera. Siasat ini merupakan siasat gaya klasik yang digunakan oleh penguasa atau raja-raja sejak zaman kuno yaitu dengan memecah belah atau membagi kelompok-kelompok yag lebih kecil dan menguasainya, agar supaya kelompok itu menerima rencana yang diajukan dari maksud yang dikandungnya.

i.        Menyamaikan benih pada tanah yang subur. Siasat ini memberi petunjuk bahwa untuk mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima rencana termaksud. Apabila rencana itu telah ada yang menerima, biarkanlah orang itu untuk mempengaruhi kelompoknya, sehingga rencana itu dapat diterima oleh seluruh anggota manajer. Siasat ini identik dengan yang dikemukakan oleh Atmosudirdjo yaitu siasat cari kawan seperti yang disebutkan pada poin g.

j.        Gunakan teknik yang keras hanya apabila perlu. Siasat ini hanya digunakan apabila sangat diperlukan, sehingga di mana segala daya sudah dilakukan tetapi tidak mencapai sasarannya. Oleh karena itu, strategi  ‘taktik keras” ini jangan digunakan setiap waktu, karena kalau demikian halnya akan mengurangi keampuhannya.

k.      Waktu suatu penyembuh yang besar. Siasat ini dimaksudkan untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui waktu itu berjalan terus dengan segala kejadiannya yang berganti-ganti. Oleh karena itu, tindakan yang dilakukan tidak perlu tergesa-gesa , mengingat dengan jalan menunggu akan banyak tindakan yang tidak perlu dilakukan lagi.

l.        Dua kepala lebih baik daripada satu. Siasat ini dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan perumusan yang terbaik, mengingat suatu persoalan akan dapat dipecahkan dengan sempurna apabila terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya di antara para manajer yang berpengalaman dan berkeahlian. Jadi siasat ini berpendapat bahwa lebih banyak yang terlibat memecahkan persoalannya lebih bagus dan lebih sempurna ketimbang daripada sedikit atau sendirian 

KLASIFIKASI PERENCANAAN

1.      Macam-macam Perencanaan

Mengenai macam corak dan isi perencanaan, dalam literatur dikenal berbagai sudut tinjauan, yaitu:

a.       Dari segi jangka waktunya, The Liang Gie (1978) membedakan perencanaan atas:

1) Perencanaan jangka pendek (satu tahun),

2) Perencanaan jangka panjang  (lebih dari satu tahun).

Sutardi dan Damini (1988), juga Hasibuan (opcit), begitupun  Syamsi  (1994), dan Soekartawi  (1990) serta Kunarjo (1993) membedakan perencanaan  dilihat dari jangka waktunya yaitu:

1) perencanaan jangka pendek (short–range planning). Jangka waktunya  sampai 1 atau 2 tahun, dilakukan oleh manajer bawah, bersifat  operasional.

2) perencanaan jangka menengah (intermediate planning).Jangka waktunya  2 - > 10 tahun, dilakukan oleh manajer menengah, bersifat taktis

3)   Perencanaan jangka panjang (long-range planning). Jangka waktunya  ≥ 10 tahun, dilakukan oleh manajer puncak, bersifat str`tegis. 

b.      Dari segi ruang lingkupnya, The Liang Gie  (opcit) membedakan:

1)      perencanaan nasional (umumnya untuk mengejar keterbelakangan suatu bafgsa dalam berbagai bidang)

2)      perencanaan daebah (untuk menggali potensi sesuatu wilayah dan mengembangkan kehidupan masyarakat wilayah itu)

3)      perencanaan kota  (untuk mengatur pertumbuhan kota, menertibkan penggunaan tempat dan memperindah cobak kota).

Westra dkk& (1980) membagi corak dan isi perencanaan dari sudut ruang lingkupnya, yaitu:

1)      Perencanaan nasional

2)      Perencanaan regional (daerah)

3)      Perencanaan lokal  yang terdiri dari:

a)      perencanaan kota

b)      perencanaan desa (untuk menggali potensi sesuatu desa serta iengembangkan masyarakat desa tersebut.

Sutardi dan Damini (opcit) mengklasifikasikan perenc`naan dari segi ruang lingkupnya, yaitu:

1)      perencanaan internasional (international planning);

2)      perencanaan nasional (national planning);

3)      perencanaan daerah (regional planning);

4)      perencanaan umum (general planning); meliputi:

a)      perencanaan tenaga kerja, b) perencanaan biaya, c) perencanaan peralatan, dan d) perencanaan mesin-mesin;

 5)  perencanaan khusus (special planning)

c.       Selanjutnya, Sutardi dan Damini (ibid) mengklasifikasi perencanaan dari segi orang yang membuatnya yaitu:

1)      perencanaan perseorangan (individual planning)

2)      perencanaan staf (staf planning)

3)      perencanaan panitia (committee planning)

4)      perencanaan pengawas (supervisor planning).

d.      Selain dari itu, Perencanaan dapat dibedakan menurut materi atau bidang kerja yang dicakupnya, seperti: industrialisasi, pendidikan, kesehatan atau pertahanan Negara. Masya dkk. (1978) dengan klasifikasi, yaitu:

1)      perencanaan kepegawaian (personnel planning)

2)      perencanaan keuangan (financial planning)

3)      perencanaan industri (industrils planning)

4)      perencanaan pendidikan (educational planning)

Dalam bidang ini masih banyak yang tidak disebutkan, sepertinya: perencanaan perkantoran (office planning), perencanaan peralatan (materials planning) perencanaan pemasaran (marketing planning). Dst.

e.       Di samping itu, Westra dkk. (opcit) menambahkan  macam corak dan isi perencanaan dari segi tata jenjang organisasi dan tingkat kedudukan manajer yang dapat dibedakan:

1)      perencanaan haluan (policy planning)

2)      perencanaan program (program planning)

3)      perencanaan langkah (operational planning)

Pembagian ini sama dengan pendapat J.M. Pfiffner dengan sebutan menurut “tingkatan proses”  perencanaan.

f.       Juga Abdulrachman (1973) mengemukakan bahwa macam-macam rencana dapat ditinjau dari sudut umum/khusus, yaitu:

1)      rencana umum (general plan)

2)      rencana khusus (special plan)

3)      rencana semesta (overall plan)

4)      rencana kejalaan (network plan)

g.      Kunarjo (opcit) membagi dua kategori perencanaan dilihat dari arus informasi, yaitu:

1)      perencanaan dari atas ke bawah (top down planning),

2)      perencanaan dari bawah ke atas (botton up planning)

Kemudian dapat ditambahkan dengan perencanaan dari arus horizontal (horizontal planning)

Saragih (opcit) dan Lubis (1985) membagi perencanaan dalam dua bagian, yaitu: 1) perencanaan physic (physical planning) 2) Perencanaan pembiayaan (cost planning). Sedangkan Hanna dalam Salusu (1996) membagi tiga jenis perencanaan, yaitu: 1) perencanaan jangka panjang (long range planning, 2) perencanaan stratejik (gis), dan 3) perencanaan jangka pendek

2.      Tingkatan Perencanaan (Hierarchy of planning)

Kebutuhan akan adanya perencanaan tidak hanya ada pada satu tingkat (puncak) saja dari suatu organisasi melainkan setiap tingkat dan setiap bidang usaha memerlukan adanya perencanaan bila menghendaki suatu usaha yang efisien dan efektif.

Sudah barang tentu perencanaan yang dilakukan pada berbagai tingkat organisasi itu tidak sama tentang cara merumuskannya maupun isi dan sifatnya.

Graves dalam Saragih (opcit) membedakan tiga tingkatan perenca-naan menurut tingkatannya dalam suatu organisasi (vertical) sebagai berikut:

Tingkat atas (top level). Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat memimpin directive, yaitu memberi petunjuk serta menggariskan dalam segala hal, baik mengenai tujuan maupun caranya, jadi belum begitu positif untuk segera dapat dilaksanakan.

a.       Tingkat menengah (midle level). Pada tingkat ini merupakan penja-baran dan pelengkap dari perencanaan tingkat atas. Perencanaan lebih bersifat administratif (manajerial) yaitu sudah lebih jelas menunjukkan kepada cara pencapaian tujuan dan bersifat memberi petunjuk pelak-sanaan dengan sebaik-baiknya.

b.      Tingkat bawah (bottom-up). Yaitu tingkat di mana tiap-tiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas itu bersifat operatif (operational) yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkret. Maka sifat dari perencanaan pada tingkat ini juga lebih bersifat operatif, yaitu cara menjalankan sesuatu agar mencapai hasil yang sebaik dan sebesar mungkin.

Isi dari perencanaan pada setiap tingkatan itu disebut bagian yang “administrative” (bagian administratif) sedang mengenai caranya disebut bagian manajemen. Antara manajemen dan administratif sukar dibedakan. Manajemen adalah sebagian dari administrasi. Manajemen titik beratnya pada “caranya” sedangkan administrasi titik beratnya pada kebijaksanaan “apa yang hendak dicapai”

3.      Fungsi Perencanaan

Abdulrachman (opcit), menyebutkan fungsi perencanaan sebagai berikut:

a.       Interpretasi dari kebijaksanaan atau rencana yang bergaris lebih besar

b.      Peramalan (forecasting), yaitu perkiraan tanpa fakta dan tidak scientific

c.       Membuat ekonomis, perencanaan selalu datang bila di dapat kekurangan (schaarste) dan perlu mengeliminir keborosan-keborosan (waste)

d.      Menjamin kepastian, tidak menyerahkan pada soal “kebetulan”, tetapi menetapkan di muka lebih kurang secara pasti, walaupun akhirnya Tuhan yang menetapkannya.

e.       Sebagai koordinasi dari semua aktivitas/rencana didalamnya, supaya tidak simpang siur

f.       Sebagai kontrol, khusus secara preventif/mengendalikan

g.      Sebagai pedoman untuk para pelaksana dari rencana

4.      Ciri-ciri Perencanaan yang Baik

Soekarno K (1985) mengemukakan bahwa suatu rencana yang baik harus bersifat: rasional, lentur, dan kontinue

a.       Rasional. Perencanaan harus bersifat rasional, artinya harus dibuat berdasarkan pemikiran-pemikiran dan perhitungan secara masak. Jadi bukan hasil khayalan semata-mata, sehingga dapat dibahas secara logis.

b.      Lentur. Perencanaan harus bersifat lentur, artinya luwes, dimanapun dalam keadaan bagaimanapun serta bilamanapun perencanaan itu dapat cocok, dapat mengikuti situasi dan kondisi, dapat dilaksanakan. Jadi dapat diterapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimanapun juga. Misalnya: seseorang mempunyai rencana yang menjadi program pemerintah, yaitu meningkatkan sandang pangan. Ini berarti bahwa peningkatan produksi harus disesuaikan  dengan keadaan iklim. Dalam pembangunan perumusan di kota, perlu diadakan bertingkat, tetapi di desa misalnya mungkin tidak perlu karena selain hawanya sejuk areal tanahnya masih cukup luas.

c.       Kontinue. Perencanaan harus bersifat kontinue atau terus menerus. Ini berarti bahwa perencanaan harus terus menerus dibuat. Janganlah membuat perencanaan sekali saja untuk seumur hidup, untuk selama-lamanya. Misalnya, dalam pola pembangunan jangka panjang secara bertahap. Tahap pertama lima tahun, dan nanti setelah selesai akan ditinjau kembali, dan disusun dengan tahap kedua, ketiga dan seterusnya sehingga dengan demikian perencanaan dapat bersifat kontinue. Begitu pula hendaknya dalam diri masing-masing ada perencanaan yang kontinue, yang disesuaikan dengan perkembangan masyarakat.

Sedangkan ciri-ciri rencana yang baik menurut The Liang Gie (opcit) adalah sebagai berikut:

a.       Jelas apa yang hendak dicapai

b.      Sederhana dalam susunan dan perumusannya

c.       Realistis (berdasarkan fakta yang nyata, pertimbangan yang obyektif  dan rasional

d.      Seimbang antara bagian-bagiannya maupun penggunaan tenaga kerja serta segala fasilitas

e.       Fleksibel (dapat diubah dengan tanpa mengurangi kelancaran peker-jaan).

Karena perencanaan memuat jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh R. Kipling, maka ciri perencanaan yang baik yaitu selain dapat menjawab pertanyaan 5 W ditambah 1 H (what, why, where, when, who, dan how); juga harus sederhana, jelas dan mudah dimengerti oleh pelaksana,  lentur/luwes atau fleksibel dalam menghadapi perubahan situasi, realitas berdasarkan fakta yang nyata dan pertimbangan yang obyektif/rasional, kontinue, dan seimbang.